# Verändert KI den Beruf Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung?

Der Rohentwurf und das Zusammensuchen von Terminen wandern zur Maschine — das Prüfen, Redigieren und Verantworten bleibt beim Menschen.

## Einordnung im Vergleich

Die Internationale Arbeitsorganisation stuft diesen Beruf als im oberen Bereich der von generativer KI berührten Berufe ein.

*Quelle: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 — übernommene Einstufung*

In unserer eigenen Auswertung gehört dieser Beruf zum obersten Fünftel von 411 verglichenen Berufen.

*Eigene Auswertung von SapientShift (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Werte*

Ähnlich betroffen sind nach unserer Auswertung: [Sekretariatsfachkräfte im Gesundheitswesen](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-im-gesundheitswesen), [Sekretariatsfachkräfte im juristischen Bereich](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-im-juristischen-bereich), [Versicherungsvertreter](https://sapientshift.com/berufe/versicherungsvertreter).

In der Gruppe Kaufmännische Fachkräfte haben wir 24 Berufe verglichen. 18 davon sind weniger betroffen.

## Tätigkeiten und ihre Entwicklung

- **Programme und Betriebsabläufe planen und koordinieren** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Die operative Ablaufplanung verschiebt sich spürbar, während die Abstimmung im Team eher wichtiger wird.
- **Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen** — verändert
  Das Verfassen der Berichte wird schneller, das Prüfen und Verantworten der Inhalte rückt in den Vordergrund.
- **Akten und Dokumente verwalten und ablegen** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
- **Termine, Reisen und Veranstaltungen koordinieren** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Abstimmen von Terminen und Reisen bekommt viel Unterstützung, ganz abnehmen kann die KI es aber noch nicht.
- **Recherchieren und Informationen zusammentragen** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Auffinden von Information verschiebt sich zur KI, das Einordnen und Bewerten bleibt beim Menschen.

## Was dieser Beruf heute macht

Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung halten Führungskräften den Rücken frei – von der Terminplanung bis zum Schriftverkehr.

## Was KI verändert

Bei Sekretariatsfachkräften in Verwaltung und Geschäftsleitung verschiebt sich messbar, was geschrieben und terminiert wird: Der Zeitanteil fürs erste Aufsetzen eines Textes halbiert sich, während sich das Redigieren und Prüfen ungefähr verdoppelt — der Schwerpunkt wandert vom Herstellen zum Überarbeiten. In stärker KI-geprägten Betrieben sinkt die Nachfrage nach klassischen Bürofertigkeiten, und berichtsgebundene Aufgaben gehen in Stellenanzeigen zweistellig zurück. Ganz verschwinden diese Aufgaben aber nicht: Die früheren, sehr hohen Automatisierungswerte fürs Protokollieren und Terminieren wurden ausdrücklich als zu optimistisch zurückgenommen, weil vieles davon weiter spürbare menschliche Arbeit verlangt. Gegenläufig gewinnt die zwischenmenschliche Abstimmung an Gewicht — der Anteil der Stellen, die Koordinationsfähigkeiten verlangen, stieg von 39 auf 47 Prozent.

## Wo diese Aussage endet

Für Verwaltungs- und Chefsekretariate erwarten Arbeitgeber den größten Beschäftigungsrückgang in absoluten Zahlen — das beruht allerdings auf einer Befragung, nicht auf einer Messung. Und dieselbe Quelle nennt neben KI ausdrücklich auch die demografische Entwicklung und das schwache Wirtschaftswachstum als Mit-Ursachen. Der erwartete Rückgang ist damit ernst zu nehmen, aber nicht allein der KI zuzurechnen.

## Was die Studien sagen

### Programme und Betriebsabläufe planen und koordinieren

- Die operative Planungs-/Koordinationsebene liegt in Gradient 2, die strategische nicht (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO Working Paper 140, Table A1, PDF-S. 51–58 (gedruckte S. 48–55); Kategorie-Definition Table 5, PDF-S. 41)
- Nachfrage nach Planungs- und Ablaufverfolgungs-Tätigkeiten sinkt messbar (Artificial Intelligence and the Labor Market (NBER Working Paper 33509), 2025 — Hampole et al., AI and the Labor Market, NBER WP 33509, PDF-S. 17; Table A.7, PDF-S. 102)
- Planungs- und Koordinationsberufe stehen unter den 25 am stärksten exponierten Berufen (Artificial Intelligence and the Labor Market (NBER Working Paper 33509), 2025 — Hampole et al., NBER WP 33509, Table A.2, PDF-S. 97)
- Betriebe mit hoher KI-Exposition fragen weniger allgemeine Management- und Projektmanagement-Skills nach (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4.2.1, PDF-S. 34 (gedruckte S. 34–35))
- Gegenläufig: Koordinations-Skills werden in hoch exponierten Berufen stärker nachgefragt (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 3.3, PDF-S. 27)

### Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen

- Die textproduzierenden Büroberufe bilden die Spitze der GenAI-Exposition; der ILO-Index nennt sie namentlich. (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. „AI Exposure: Comparison of 2025 with 2023", PDF-S. 43 (gedruckt S. 40).)
- Die Aufwertung durch die Expertenrunde betraf gerade kommunikations- und textbezogene Aufgaben, nicht die Berufe pauschal. (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 5 (Adjustment of survey sub-sample), PDF-S. 32 (gedruckt S. 29).)
- Im RCT verschiebt sich die Zeitstruktur des Berichteschreibens messbar: weg vom Rohentwurf, hin zu Ideenfindung und Redaktion. (Experimental Evidence on the Productivity Effects of Generative Artificial Intelligence, 2023 — Noy & Zhang, MIT WP, Abschnitt 2.5 „Task Structure", PDF-S. 8.)
- Produktivität und Qualität steigen im kontrollierten Versuch beide. (Experimental Evidence on the Productivity Effects of Generative Artificial Intelligence, 2023 — Noy & Zhang, Abstract, PDF-S. 1.)
- In realen Stellenanzeigen sinkt bei KI-exponierten Betrieben die Nachfrage nach administrativ-schriftlichen Fertigkeiten. (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4.2, PDF-S. 33 (gedruckt S. 33).)

### Akten und Dokumente verwalten und ablegen

- Die Berufe, die Aktenführung als Teiltätigkeit ausführen, sind höchstexponiert (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt S. 40))
- Die ILO korrigierte ihre eigene Automatisierungs-Erwartung für genau diese Tätigkeitsklasse nach unten (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9, PDF-S. 43 (gedruckt S. 40))
- Nachfrage nach Aktenführungs-Skills sinkt messbar in KI-exponierten Betrieben (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt S. 36))
- Die OECD ordnet dies ausdrücklich als Bruch mit der früheren Komplementarität ein (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Literaturteil, PDF-S. 14)
- Arbeitgeber erwarten Rückgang der aktenführenden Berufe, und zwar KI-getrieben (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Kap. 2.2, PDF-S. 26 (gedruckt S. 25))

### Termine, Reisen und Veranstaltungen koordinieren

- Die Kernberufe dieser Tätigkeit liegen in Gradient 3 — hohe Exposition bei geringer Task-Varianz (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Table A1: ISCO-08 occupations by exposure gradient, PDF-S. 51 (4120, 4226, 4221); weitere Zeilen derselben Tabelle PDF-S. 52 (3343, 4224, 3332), PDF-S. 53 (3341))
- Terminplanung ist eine explizit bewertete Aufgabe — GenAI unterstützt sie, automatisiert sie aber nicht vollständig (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt: S. 40))
- Bei stärkerer KI-Exposition sinkt betrieblich die Nachfrage nach genau den Skills, aus denen diese Tätigkeit besteht (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt: S. 36))
- Arbeitgeber erwarten für die Trägerberufe dieser Tätigkeit den größten absoluten Beschäftigungsrückgang (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Abschnitt 2.2, PDF-S. 20 (gedruckt: S. 19))

### Recherchieren und Informationen zusammentragen

- Die Trägerberufe der Tätigkeit liegen überwiegend in Gradient 3 — das bedeutet laut ILO konsistente Exposition eines erheblichen Aufgabenanteils, nicht nur Randaufgaben (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Abschnitt zu Table 5 (Exposure Gradients), PDF-S. 40 (gedruckt S. 37), Zeile 1118 ff.)
- Ein zentraler Trägerberuf (Financial Analysts, 2413) erreicht Gradient 4 — höchste und über die Aufgaben hinweg konsistente Exposition (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Table A1: ISCO-08 occupations by exposure gradient, PDF-S. 51 (gedruckt S. 48), Zeile 1414–1422)
- In Betrieben mit höherer KI-Exposition sinkt nachweisbar die Nachfrage nach kognitiven Skills — genau der Skill-Familie, die Recherche trägt (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4.2.2, PDF-S. 37 (gedruckt S. 37), Zeile 1378–1382 [norm.])
- Der Rückgang trifft ausdrücklich die Teilkompetenz „Originality" — die Quelle bezieht das explizit auf das Auffinden übersehener Information (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4.2.2, PDF-S. 37, Zeile 1387–1393 [norm.])
- Wissensmanagement ist betrieblich die am stärksten mit KI durchdrungene Funktion überhaupt (AI Index Report 2026, Kapitel 4: Economy, 2026 — Stanford HAI AI Index 2026, Kap. 4 Economy, Abschnitt 4.3 Corporate AI Adoption, PDF-S. 24 (gedruckt S. 194), Zeile 1255–1261)

## Provenienz und Zitierhinweis

- Stand der Prüfung: 2026-07-19
- Methode: SapientShift-Tätigkeitsanalyse
- ISCO-08: 3343
- Mittlere Exposition (ILO): 0.54
- Streuung (SD, ILO): 0.14
- ILO-Stufe: Gradient 3
- Band (eigene Auswertung): oberes Fuenftel
- Vergleichsbasis: 411 Berufe

### Quellen

- [Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14)](https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2024/04/artificial-intelligence-and-the-changing-demand-for-skills-in-the-labour-market_861a23ea/88684e36-en.pdf) (2024), OECD Publishing, Paris
- [Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140)](https://www.ilo.org/sites/default/files/2025-05/WP140_web.pdf) (2025), International Labour Office, Genf
- [AI Index Report 2026, Kapitel 4: Economy](https://hai.stanford.edu/assets/files/ai_index_report_2026_chapter_4_economy.pdf) (2026), Stanford Institute for Human-Centered AI (HAI)
- [Artificial Intelligence and the Labor Market (NBER Working Paper 33509)](https://www.nber.org/system/files/working_papers/w33509/w33509.pdf) (2025), National Bureau of Economic Research
- [Experimental Evidence on the Productivity Effects of Generative Artificial Intelligence](https://economics.mit.edu/sites/default/files/inline-files/Noy_Zhang_1.pdf) (2023), MIT Working Paper
- [The Future of Jobs Report 2025](https://www3.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_Report_2025.pdf) (2025), World Economic Forum, Genf

### Diese Seite zitieren

```
SapientShift (2026): Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-in-verwaltung-und-geschaeftsleitung
```


https://sapientshift.com/employee-input?rolle=sekretariatsfachkraefte-in-verwaltung-und-geschaeftsleitung&from=beruf