# Verändert KI den Beruf Sekretariatskräfte (allgemein)?

Schreiben, Ablegen und Terminkoordination sind gleich stark betroffen — die Annahme einer vollständigen Automatisierung hat die Studienlage inzwischen zurückgenommen.

## Einordnung im Vergleich

Die Internationale Arbeitsorganisation stuft diesen Beruf als im oberen Bereich der von generativer KI berührten Berufe ein.

*Quelle: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 — übernommene Einstufung*

In unserer eigenen Auswertung gehört dieser Beruf zum obersten Fünftel von 411 verglichenen Berufen.

*Eigene Auswertung von SapientShift (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Werte*

Ähnlich betroffen sind nach unserer Auswertung: [Bank- und andere Schalterbedienstete](https://sapientshift.com/berufe/bank-und-andere-schalterbedienstete), [Kundeninformationsfachkräfte in Call Centers](https://sapientshift.com/berufe/kundeninformationsfachkraefte-in-call-centers), [Auskunftspersonal](https://sapientshift.com/berufe/auskunftspersonal).

In der Gruppe Büro & Sekretariat haben wir 4 Berufe verglichen. Keiner ist weniger betroffen als dieser.

## Tätigkeiten und ihre Entwicklung

- **Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen** — verändert
  Das Verfassen der Berichte wird schneller, das Prüfen und Verantworten der Inhalte rückt in den Vordergrund.
- **Akten und Dokumente verwalten und ablegen** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
- **Termine, Reisen und Veranstaltungen koordinieren** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Abstimmen von Terminen und Reisen bekommt viel Unterstützung, ganz abnehmen kann die KI es aber noch nicht.
- **Daten in Systeme erfassen und prüfen** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das reine Erfassen läuft zunehmend automatisch, das Prüfen und Nachbearbeiten bleibt menschlich.

## Was dieser Beruf heute macht

Sekretariatskräfte bringen Diktate, Entwürfe und Notizen in eine druckreife Form und halten den Schriftverkehr eines Büros am Laufen.

## Was KI verändert

Die drei Kerntätigkeiten dieser Rolle — Texte schreiben, Dokumente ablegen, Termine koordinieren — sind gleich stark betroffen und liegen im oberen Mittelfeld, unterhalb der durchgehend betroffenen allgemeinen Bürokräfte und oberhalb der Berufe mit Präsenz- und Auskunftsanteil. Für das Schreiben ist konkret belegt, dass die Zeit vom Rohentwurf zum Redigieren wandert, bei spürbar kürzerer Bearbeitung — gemessen allerdings in einem kurzen Online-Versuch, dessen Teilnehmende keine Verwaltungskräfte waren. Und für Terminplanung und Protokollführung hat die Studienlage ihre eigenen, früher sehr hohen Werte nach unten korrigiert, weil viele dieser Aufgaben in der Realität weiterhin erheblichen menschlichen Einsatz verlangen. Als Grund für Nicht-Nutzung nennen die Autoren, dass dem Modell das haus- und fallspezifische Wissen fehlt.

## Wo diese Aussage endet

Wie viel Zeit eine KI-gestützte Terminplanung wirklich spart und ob die Qualität dabei steigt oder leidet, hat bislang keine Studie gemessen. Und die Begleitung von Reisen sowie die Betreuung von Veranstaltungen vor Ort bleiben ganz außerhalb der Messung — der präsente, organisierende Teil des Berufs ist damit die große Unbekannte. Nach heutigem Stand lässt sich zur Büro-Koordination eine Tendenz benennen, zum Vor-Ort-Anteil dagegen noch nichts Belastbares.

## Was die Studien sagen

### Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen

- Die textproduzierenden Büroberufe bilden die Spitze der GenAI-Exposition; der ILO-Index nennt sie namentlich. (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. „AI Exposure: Comparison of 2025 with 2023", PDF-S. 43 (gedruckt S. 40).)
- Die Aufwertung durch die Expertenrunde betraf gerade kommunikations- und textbezogene Aufgaben, nicht die Berufe pauschal. (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 5 (Adjustment of survey sub-sample), PDF-S. 32 (gedruckt S. 29).)
- Im RCT verschiebt sich die Zeitstruktur des Berichteschreibens messbar: weg vom Rohentwurf, hin zu Ideenfindung und Redaktion. (Experimental Evidence on the Productivity Effects of Generative Artificial Intelligence, 2023 — Noy & Zhang, MIT WP, Abschnitt 2.5 „Task Structure", PDF-S. 8.)
- Produktivität und Qualität steigen im kontrollierten Versuch beide. (Experimental Evidence on the Productivity Effects of Generative Artificial Intelligence, 2023 — Noy & Zhang, Abstract, PDF-S. 1.)
- In realen Stellenanzeigen sinkt bei KI-exponierten Betrieben die Nachfrage nach administrativ-schriftlichen Fertigkeiten. (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4.2, PDF-S. 33 (gedruckt S. 33).)

### Akten und Dokumente verwalten und ablegen

- Die Berufe, die Aktenführung als Teiltätigkeit ausführen, sind höchstexponiert (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt S. 40))
- Die ILO korrigierte ihre eigene Automatisierungs-Erwartung für genau diese Tätigkeitsklasse nach unten (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9, PDF-S. 43 (gedruckt S. 40))
- Nachfrage nach Aktenführungs-Skills sinkt messbar in KI-exponierten Betrieben (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt S. 36))
- Die OECD ordnet dies ausdrücklich als Bruch mit der früheren Komplementarität ein (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Literaturteil, PDF-S. 14)
- Arbeitgeber erwarten Rückgang der aktenführenden Berufe, und zwar KI-getrieben (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Kap. 2.2, PDF-S. 26 (gedruckt S. 25))

### Termine, Reisen und Veranstaltungen koordinieren

- Die Kernberufe dieser Tätigkeit liegen in Gradient 3 — hohe Exposition bei geringer Task-Varianz (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Table A1: ISCO-08 occupations by exposure gradient, PDF-S. 51 (4120, 4226, 4221); weitere Zeilen derselben Tabelle PDF-S. 52 (3343, 4224, 3332), PDF-S. 53 (3341))
- Terminplanung ist eine explizit bewertete Aufgabe — GenAI unterstützt sie, automatisiert sie aber nicht vollständig (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt: S. 40))
- Bei stärkerer KI-Exposition sinkt betrieblich die Nachfrage nach genau den Skills, aus denen diese Tätigkeit besteht (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt: S. 36))
- Arbeitgeber erwarten für die Trägerberufe dieser Tätigkeit den größten absoluten Beschäftigungsrückgang (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Abschnitt 2.2, PDF-S. 20 (gedruckt: S. 19))

### Daten in Systeme erfassen und prüfen

- Die Tätigkeit liegt im höchsten Expositionsgradienten, mit durchgängiger statt punktueller Exposition (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Table A1, PDF-S. 51 (gedr. S. 48); ILO WP 140, Abschnitt zu Figure 16/Table 5, PDF-S. 40–41 (gedr. S. 37–38))
- Die ILO ordnet diese Tätigkeit namentlich der Spitzengruppe zu (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedr. S. 40); ILO WP 140, Schlussabschnitt, PDF-S. 49–50 (gedr. S. 46–47))
- Betriebe mit höherer KI-Exposition fragen messbar weniger Erfassungs- und Registraturfähigkeiten nach (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4, PDF-S. 36 (gedr. S. 36); OECD AI Papers No. 14, PDF-S. 36 (gedr. S. 36); OECD AI Papers No. 14, Literaturabschnitt, PDF-S. 14 (gedr. S. 14))
- Arbeitgeber erwarten Data Entry Clerks unter den am schnellsten schrumpfenden Berufen (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Key Findings, PDF-S. 6 (gedr. S. 5); WEF Future of Jobs Report 2025, Kap. 2, PDF-S. 20 (gedr. S. 19))
- Gegenläufig: Der Prüf- und Nachbearbeitungsanteil bleibt menschlich — die ILO hat ihre eigene Schätzung nach unten korrigiert (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9, PDF-S. 43 (gedr. S. 40); ILO WP 140, Schlussabschnitt, PDF-S. 50 (gedr. S. 47))

## Provenienz und Zitierhinweis

- Stand der Prüfung: 2026-07-19
- Methode: SapientShift-Tätigkeitsanalyse
- ISCO-08: 4120
- Mittlere Exposition (ILO): 0.58
- Streuung (SD, ILO): 0.1
- ILO-Stufe: Gradient 3
- Band (eigene Auswertung): oberes Fuenftel
- Vergleichsbasis: 411 Berufe

### Quellen

- [Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14)](https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2024/04/artificial-intelligence-and-the-changing-demand-for-skills-in-the-labour-market_861a23ea/88684e36-en.pdf) (2024), OECD Publishing, Paris
- [Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140)](https://www.ilo.org/sites/default/files/2025-05/WP140_web.pdf) (2025), International Labour Office, Genf
- [Experimental Evidence on the Productivity Effects of Generative Artificial Intelligence](https://economics.mit.edu/sites/default/files/inline-files/Noy_Zhang_1.pdf) (2023), MIT Working Paper
- [The Future of Jobs Report 2025](https://www3.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_Report_2025.pdf) (2025), World Economic Forum, Genf

### Diese Seite zitieren

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SapientShift (2026): Sekretariatskräfte (allgemein) — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/sekretariatskraefte-allgemein
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https://sapientshift.com/employee-input?rolle=sekretariatskraefte-allgemein&from=beruf