# Verändert KI den Beruf Sekretariatsleiter?

Die operative Büro- und Ablaufkoordination bleibt bestehen — doch der berichts- und dokumentengebundene Teil verliert an Nachfrage, während die zwischenmenschliche Abstimmung wichtiger wird.

## Einordnung im Vergleich

Die Internationale Arbeitsorganisation stuft diesen Beruf als im unteren Bereich der von generativer KI berührten Berufe ein.

*Quelle: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 — übernommene Einstufung*

In unserer eigenen Auswertung gehört dieser Beruf zum oberen Mittelfeld von 411 verglichenen Berufen.

*Eigene Auswertung von SapientShift (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Werte*

Ähnlich betroffen sind nach unserer Auswertung: [Fachkräfte in Pass- und Genehmigungsstellen](https://sapientshift.com/berufe/fachkraefte-in-pass-und-genehmigungsstellen), [IT-Betriebstechniker](https://sapientshift.com/berufe/it-betriebstechniker), [Techniker für Computernetzwerke und -systeme](https://sapientshift.com/berufe/techniker-fuer-computernetzwerke-und-systeme).

In der Gruppe Kaufmännische Fachkräfte haben wir 24 Berufe verglichen. 6 davon sind weniger betroffen.

## Tätigkeiten und ihre Entwicklung

- **Programme und Betriebsabläufe planen und koordinieren** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Die operative Ablaufplanung verschiebt sich spürbar, während die Abstimmung im Team eher wichtiger wird.
- **Personal führen, einstellen und schulen** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Einarbeiten und Verwalten verschiebt sich, das Führen selbst bleibt menschlich.
- **Akten und Dokumente verwalten und ablegen** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
- **Termine, Reisen und Veranstaltungen koordinieren** — verändert — für diesen Beruf einzeln gemessen
  Das Abstimmen von Terminen und Reisen bekommt viel Unterstützung, ganz abnehmen kann die KI es aber noch nicht.

## Was dieser Beruf heute macht

Sekretariatsleiter behalten den Überblick über ein ganzes Team von Bürokräften und sorgen dafür, dass Aufgaben wie Ablage, Dateneingabe oder Telefonate rundlaufen.

## Was KI verändert

Diese koordinierende Rolle ist mittelstark von KI berührt, aber sehr ungleich: Einzelne Teilaufgaben trifft es deutlich, andere kaum. Der berichts- und dokumentenlastige Teil verliert messbar an Nachfrage — in Stellenanzeigen geht das Erstellen von Betriebsberichten um rund ein Viertel zurück, das Aufsetzen von Kontroll- und Qualitätssystemen ähnlich stark, und dort, wo Betriebe mehr auf KI setzen, sinkt die Nachfrage nach Management-Fähigkeiten. Gegenläufig gewinnt der zwischenmenschliche Abstimmungsanteil hinzu, von 39 auf 47 Prozent der Ausschreibungen — das Abstimmen und Zusammenhalten des Betriebs wird also wichtiger, nicht unwichtiger. Ein handfester positiver Befund betrifft die Einarbeitung Neuer: Mit KI-Zugang lernten neue Kräfte in zwei Monaten so viel wie sonst in über sechs, und die frühe Fluktuation sank spürbar — gemessen allerdings nur in einem einzigen großen Unternehmen.

## Wo diese Aussage endet

Ob sich der zeitliche Zuschnitt der Führungsaufgabe durch KI verschiebt, ist ausdrücklich nicht gemessen. Und die zugrunde liegenden Daten zu offenen Stellen gehen auf eine einzige Quelle zurück — mehrere Belege, die unabhängig voneinander dasselbe zeigen, fehlen bislang. Die Einordnung steht damit auf schmalerem Fundament, als es zunächst wirkt.

## Was die Studien sagen

### Programme und Betriebsabläufe planen und koordinieren

- Die operative Planungs-/Koordinationsebene liegt in Gradient 2, die strategische nicht (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO Working Paper 140, Table A1, PDF-S. 51–58 (gedruckte S. 48–55); Kategorie-Definition Table 5, PDF-S. 41)
- Nachfrage nach Planungs- und Ablaufverfolgungs-Tätigkeiten sinkt messbar (Artificial Intelligence and the Labor Market (NBER Working Paper 33509), 2025 — Hampole et al., AI and the Labor Market, NBER WP 33509, PDF-S. 17; Table A.7, PDF-S. 102)
- Planungs- und Koordinationsberufe stehen unter den 25 am stärksten exponierten Berufen (Artificial Intelligence and the Labor Market (NBER Working Paper 33509), 2025 — Hampole et al., NBER WP 33509, Table A.2, PDF-S. 97)
- Betriebe mit hoher KI-Exposition fragen weniger allgemeine Management- und Projektmanagement-Skills nach (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 4.2.1, PDF-S. 34 (gedruckte S. 34–35))
- Gegenläufig: Koordinations-Skills werden in hoch exponierten Berufen stärker nachgefragt (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschnitt 3.3, PDF-S. 27)

### Personal führen, einstellen und schulen

- Die administrative Personalarbeit fällt in die höchste Expositionsstufe (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Table A1, PDF-S. 51 (gedr. S. 48))
- KI-Exposition senkt betrieblich die Nachfrage nach Management-Skills, wobei HR-Management Teil der gemessenen Gruppe ist (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Abschn. 4.2.1, PDF-S. 34 (gedr. S. 34))
- KI verkürzt die Einarbeitung messbar: der Schulungs-/Anlernaufwand pro neuem Mitarbeiter sinkt (Generative AI at Work (NBER Working Paper 31161), 2023 — Brynjolfsson/Li/Raymond, NBER WP 31161, Einleitung, PDF-S. 4 (gedr. S. 2))
- KI-Zugang senkt die Fluktuation neuer Mitarbeitender stark; Personalbindung ist damit direkt betroffen (Generative AI at Work (NBER Working Paper 31161), 2023 — NBER WP 31161, Abschn. 6.3, PDF-S. 28 (gedr. S. 26))
- Nutzungsindiz: Führung selbst wird kaum an KI delegiert (Anthropic Economic Index — Report "Cadences" (Juni 2026), 2026 — Anthropic Economic Index „Cadences", Juni 2026, Kap. 3 (Economic Index Survey), Absatz zur Berufsverteilung der Befragten)

### Akten und Dokumente verwalten und ablegen

- Die Berufe, die Aktenführung als Teiltätigkeit ausführen, sind höchstexponiert (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt S. 40))
- Die ILO korrigierte ihre eigene Automatisierungs-Erwartung für genau diese Tätigkeitsklasse nach unten (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9, PDF-S. 43 (gedruckt S. 40))
- Nachfrage nach Aktenführungs-Skills sinkt messbar in KI-exponierten Betrieben (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt S. 36))
- Die OECD ordnet dies ausdrücklich als Bruch mit der früheren Komplementarität ein (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Literaturteil, PDF-S. 14)
- Arbeitgeber erwarten Rückgang der aktenführenden Berufe, und zwar KI-getrieben (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Kap. 2.2, PDF-S. 26 (gedruckt S. 25))

### Termine, Reisen und Veranstaltungen koordinieren

- Die Kernberufe dieser Tätigkeit liegen in Gradient 3 — hohe Exposition bei geringer Task-Varianz (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Table A1: ISCO-08 occupations by exposure gradient, PDF-S. 51 (4120, 4226, 4221); weitere Zeilen derselben Tabelle PDF-S. 52 (3343, 4224, 3332), PDF-S. 53 (3341))
- Terminplanung ist eine explizit bewertete Aufgabe — GenAI unterstützt sie, automatisiert sie aber nicht vollständig (Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140), 2025 — ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt: S. 40))
- Bei stärkerer KI-Exposition sinkt betrieblich die Nachfrage nach genau den Skills, aus denen diese Tätigkeit besteht (Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14), 2024 — OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt: S. 36))
- Arbeitgeber erwarten für die Trägerberufe dieser Tätigkeit den größten absoluten Beschäftigungsrückgang (The Future of Jobs Report 2025, 2025 — WEF Future of Jobs Report 2025, Abschnitt 2.2, PDF-S. 20 (gedruckt: S. 19))

## Provenienz und Zitierhinweis

- Stand der Prüfung: 2026-07-19
- Methode: SapientShift-Tätigkeitsanalyse
- ISCO-08: 3341
- Mittlere Exposition (ILO): 0.43
- Streuung (SD, ILO): 0.11
- ILO-Stufe: Gradient 2
- Band (eigene Auswertung): oberes Mittelfeld
- Vergleichsbasis: 411 Berufe

### Quellen

- [Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14)](https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2024/04/artificial-intelligence-and-the-changing-demand-for-skills-in-the-labour-market_861a23ea/88684e36-en.pdf) (2024), OECD Publishing, Paris
- [Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140)](https://www.ilo.org/sites/default/files/2025-05/WP140_web.pdf) (2025), International Labour Office, Genf
- [Artificial Intelligence and the Labor Market (NBER Working Paper 33509)](https://www.nber.org/system/files/working_papers/w33509/w33509.pdf) (2025), National Bureau of Economic Research
- [Generative AI at Work (NBER Working Paper 31161)](https://www.nber.org/system/files/working_papers/w31161/w31161.pdf) (2023), National Bureau of Economic Research
- [The Future of Jobs Report 2025](https://www3.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_Report_2025.pdf) (2025), World Economic Forum, Genf
- [Anthropic Economic Index — Report "Cadences" (Juni 2026)](https://www.anthropic.com/research/economic-index-june-2026-report) (2026), Anthropic

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SapientShift (2026): Sekretariatsleiter — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsleiter
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https://sapientshift.com/employee-input?rolle=sekretariatsleiter&from=beruf