# Wie verändert KI die Tätigkeit „Akten und Dokumente verwalten und ablegen“?

Für diese Tätigkeit liegen 5 Quellenbelege vor. Keiner untersucht diese Tätigkeit unmittelbar; die Aussagen stammen aus breiterem Kontext.

Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
Das Verwalten und Ablegen von Akten gehört zu den Tätigkeiten, die KI am stärksten erfasst — die Berufe, in denen es steckt, zählen zu den am deutlichsten betroffenen. In KI-nahen Betrieben sinkt die Nachfrage nach Aktenführungs- und Bürofertigkeiten messbar, und Fachleute rechnen mit einem KI-getriebenen Rückgang dieser Tätigkeiten; das gilt als Bruch mit einer früheren Zeit, in der solche Fertigkeiten sogar gefragter wurden. Zugleich hat die Forschung ihre eigene Erwartung an eine Vollautomatisierung nach unten korrigiert: In der Praxis brauchen viele dieser Aufgaben weiterhin spürbaren menschlichen Einsatz.
Diese allgemeine Einordnung ist keine Messung in jedem einzelnen Beruf.

## Zugeordnete Berufe (24)

- [Allgemeine Bürokräfte](https://sapientshift.com/berufe/allgemeine-buerokraefte) — belegt: verändert · geprüft
  - Informationen erfassen, vorbereiten, sortieren und ablegen
  - Informationen und Dokumente vorbereiten, sortieren, klassifizieren und ablegen
  - Post sortieren, öffnen und versenden
- [Apotheker](https://sapientshift.com/berufe/apotheker-2262) — nicht bewertet
  - Verordnungsakten führen und die Abgabe von Betäubungsmitteln und kontrollierten Substanzen dokumentieren
- [Archiv- und Museumswissenschaftler](https://sapientshift.com/berufe/archiv-und-museumswissenschaftler) — belegt: verändert · ungeprüft
  - Dokumente und Aufzeichnungen bewerten und für die dauerhafte Aufbewahrung auswählen
  - Historisch bedeutsame Dokumente wie Regierungsunterlagen, Fotografien, Karten oder Manuskripte erforschen und bewahren
- [Bibliotheks- und Informationswissenschaftler](https://sapientshift.com/berufe/bibliotheks-und-informationswissenschaftler) — belegt: verändert · ungeprüft
- [Bürokräfte für Registratur und Dokumentation](https://sapientshift.com/berufe/buerokraefte-fuer-registratur-und-dokumentation) — belegt: verändert · geprüft
  - Dokumente fotokopieren, scannen oder faxen
  - Materialien auf Anfrage aus der Ablage suchen und entnehmen
  - Material in Schubladen, Schränken und Aufbewahrungsboxen ablegen
  - Unterlagen nach Inhalt, Zweck oder chronologischer, alphabetischer oder numerischer Ordnung sortieren
  - Unterlagen sortieren, klassifizieren und ablegen sowie Aufzeichnungen über abgelegte und entnommene Materialien führen
- [Bürokräfte im Personalwesen](https://sapientshift.com/berufe/buerokraefte-im-personalwesen) — nicht bewertet
  - Ablage- und Registrierungssysteme pflegen und Berichte zu Personalangelegenheiten zusammenstellen
  - Beschäftigungsverlauf, Gehälter, Leistungsbeurteilungen, Qualifikationen, Fortbildungen und Urlaub aktualisieren
  - Personalunterlagen und -akten aufbewahren und auf Anfrage bereitstellen
  - Unterlagen für neu eingestellte Beschäftigte anlegen und auf Vollständigkeit prüfen
- [Fachkräfte für medizinische Dokumentation](https://sapientshift.com/berufe/fachkraefte-fuer-medizinische-dokumentation) — belegt: verändert · ungeprüft
  - Aufzeichnungen auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften prüfen
  - Beschreibungen und Zahlen aus Patientenunterlagen in standardisierte Klassifikationscodes übersetzen
  - Indexsysteme sowie Speicher- und Abfragesysteme für Gesundheitsdaten planen und pflegen
  - Patientenakten, Aufnahme- und Entlassungsdokumente sowie medizinische Berichte in Dokumentationssysteme übertragen
  - Vertraulichkeit medizinischer Aufzeichnungen sichern und Zugriff nur an berechtigte Stellen weitergeben
- [Fachkräfte in Kunstgalerien, Museen und Bibliotheken](https://sapientshift.com/berufe/fachkraefte-in-kunstgalerien-museen-und-bibliotheken) — nicht bewertet
  - Gedrucktes und aufgezeichnetes Material katalogisieren
- [Fachkräfte in Sozialverwaltung und -versicherung](https://sapientshift.com/berufe/fachkraefte-in-sozialverwaltung-und-versicherung) — nicht bewertet
  - Kundenakten führen und über Entscheidungen zu Anspruch, Verweisung, Beendigung oder Missbrauch berichten
- [Hotelrezeptionisten](https://sapientshift.com/berufe/hotelrezeptionisten) — nicht bewertet
  - Ein Verzeichnis freier Zimmer, Reservierungen und Zimmerzuweisungen führen
- [Inkassobeauftragte und verwandte Berufe](https://sapientshift.com/berufe/inkassobeauftragte-und-verwandte-berufe) — nicht bewertet
  - Berichte über eingezogene Beträge sowie Akten zur Inkassoarbeit führen
- [Kodierer, Korrekturleser und verwandte Bürokräfte](https://sapientshift.com/berufe/kodierer-korrekturleser-und-verwandte-buerokraefte) — nicht bewertet
  - Dokumente zur Ablage sortieren oder zu Seitensätzen zusammenstellen
  - Formulare sortieren und mit Identifikationsnummern kennzeichnen
  - Rundschreiben und Umschläge handschriftlich adressieren
- [Kreditsachbearbeiter](https://sapientshift.com/berufe/kreditsachbearbeiter) — nicht bewertet
  - Kredit- und Darlehensunterlagen vervollständigen
- [Nicht akademische Rechtsfachkräfte](https://sapientshift.com/berufe/nicht-akademische-rechtsfachkraefte) — nicht bewertet
  - Klageschriften, Vorladungen und andere gerichtliche Anordnungen zustellen
- [Nicht akademische Statistikfachkräfte](https://sapientshift.com/berufe/nicht-akademische-statistikfachkraefte) — nicht bewertet
  - Register und Stichprobenrahmen für Erhebungen aufbauen und pflegen
- [Pharmazeutisch-technische Assistenten](https://sapientshift.com/berufe/pharmazeutisch-technische-assistenten) — nicht bewertet
  - Patientenakten führen und Medikamentenbestände bestellen und verwalten
- [Postverteiler und -sortierer](https://sapientshift.com/berufe/postverteiler-und-sortierer) — nicht bewertet
  - Ein- und ausgehende Korrespondenz sortieren, einfache Aufzeichnungen führen und ausgehende Post versenden
  - Zustellbestätigungen auf Kundenwunsch bereitstellen
- [Schreibkräfte und Bediener von Textverarbeitungsanlagen](https://sapientshift.com/berufe/schreibkraefte-und-bediener-von-textverarbeitungsanlagen) — nicht bewertet
  - Das zu tippende Material nach Anweisung sammeln und ordnen
  - Fertige Dokumente ablegen und ein Ablagesystem zum Speichern und Abrufen pflegen
- [Sekretariatsfachkräfte im Gesundheitswesen](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-im-gesundheitswesen) — belegt: verändert · geprüft
  - Krankenakten, Berichte, Dokumente und Korrespondenz zusammenstellen, erfassen und prüfen
  - Medizinische Akten, Unterlagen und die Fachbibliothek pflegen
  - Versicherungs- und andere Antragsformulare ausfüllen
- [Sekretariatsfachkräfte im juristischen Bereich](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-im-juristischen-bereich) — belegt: verändert · geprüft
  - Dokumente, Akten und die Rechtsbibliothek organisieren und pflegen
  - Dokumente und Korrespondenz gegenlesen, um die Einhaltung rechtlicher Verfahren sicherzustellen
  - Juristische Post an Mandanten, Zeugen und Gerichte versenden oder deren Zustellung organisieren
- [Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-in-verwaltung-und-geschaeftsleitung) — belegt: verändert · geprüft
  - Verwaltungskorrespondenz, Berichte, Protokolle und Wiedervorlagen organisieren und verwalten
- [Sekretariatskräfte (allgemein)](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatskraefte-allgemein) — belegt: verändert · geprüft
  - Ablagesysteme organisieren und beaufsichtigen
  - Dokumente und Korrespondenz scannen, erfassen und in Ablagesystemen organisieren
  - Ein- und ausgehende Post bearbeiten
  - Post, Korrespondenz und Dokumente scannen, erfassen und verteilen
  - Urlaub und andere Ansprüche von Mitarbeitenden erfassen
- [Sekretariatsleiter](https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsleiter) — belegt: verändert · ungeprüft
- [Weitere Bürokräfte](https://sapientshift.com/berufe/weitere-buerokraefte) — belegt: verändert · geprüft
  - Zeitungen, Zeitschriften und Pressemitteilungen nach interessanten Artikeln durchsehen und diese ablegen

## Belege und Herkunft (5)

- Die Berufe, die Aktenführung als Teiltätigkeit ausführen, sind höchstexponiert — Expositionsmodell, Berufsebene. Quelle: Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140) (https://www.ilo.org/sites/default/files/2025-05/WP140_web.pdf), ILO WP 140, Kap. 9 „Changes to occupational classifications", PDF-S. 43 (gedruckt S. 40).
- Die ILO korrigierte ihre eigene Automatisierungs-Erwartung für genau diese Tätigkeitsklasse nach unten — Expositionsmodell, Berufsebene. Quelle: Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure (ILO Working Paper 140) (https://www.ilo.org/sites/default/files/2025-05/WP140_web.pdf), ILO WP 140, Kap. 9, PDF-S. 43 (gedruckt S. 40).
- Nachfrage nach Aktenführungs-Skills sinkt messbar in KI-exponierten Betrieben — Realisierte Arbeitsmarktdaten, Betriebsebene. Quelle: Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14) (https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2024/04/artificial-intelligence-and-the-changing-demand-for-skills-in-the-labour-market_861a23ea/88684e36-en.pdf), OECD AI Papers No. 14, Kap. 4, PDF-S. 36 (gedruckt S. 36).
- Die OECD ordnet dies ausdrücklich als Bruch mit der früheren Komplementarität ein — Realisierte Arbeitsmarktdaten, Betriebsebene. Quelle: Artificial Intelligence and the Changing Demand for Skills in the Labour Market (OECD AI Papers No. 14) (https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2024/04/artificial-intelligence-and-the-changing-demand-for-skills-in-the-labour-market_861a23ea/88684e36-en.pdf), OECD AI Papers No. 14, Literaturteil, PDF-S. 14.
- Arbeitgeber erwarten Rückgang der aktenführenden Berufe, und zwar KI-getrieben — Experteneinschätzung/Umfrage, Berufsebene. Quelle: The Future of Jobs Report 2025 (https://www3.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_Report_2025.pdf), WEF Future of Jobs Report 2025, Kap. 2.2, PDF-S. 26 (gedruckt S. 25).

## Redaktionell freigegebene KI-Lösungen (4)

Die Lösungen passen zur Tätigkeit in einem fachlichen Kontext; ihre Eignung oder Wirkung gilt nicht automatisch für jeden zugeordneten Beruf.

- [Sensible Daten in Dokumenten automatisch schwärzen](https://sapientshift.com/use-case/358bf4f1-78da-4acd-b39f-46ad2bcb9aec)
- [Bilder und Videos automatisch verschlagworten](https://sapientshift.com/use-case/4795cc87-a005-4c48-a9b4-734318b350db)
- [Rechnungen automatisch verarbeiten](https://sapientshift.com/use-case/a1817cad-4fb0-4086-8f67-03881971a289)
- [Behördenanträge automatisch klassifizieren und verarbeiten](https://sapientshift.com/use-case/ca23115a-fd54-4195-b8ab-ee1e3caf647b)

Quelle und Zitierhinweis: SapientShift, Tätigkeit T-015, https://sapientshift.com/taetigkeiten/akten-und-dokumente-verwalten-und-ablegen.
Methodik: https://sapientshift.com/methodik