Der Kern dieser Arbeit ist, für jede Person im Betrieb eine verlässliche Akte zu führen. Beförderung, Urlaub, Gehalt, Fortbildung – jede Veränderung im Berufsleben eines Menschen muss irgendwo korrekt eingetragen sein.
Bürokräfte im Personalwesen halten fest, was mit den Beschäftigten passiert – von der Einstellung über Beförderungen bis zum Urlaubskonto.
Bürokräfte im Personalwesen führen und aktualisieren Personalunterlagen wie Informationen zu Versetzungen und Beförderungen, Leistungsbeurteilungen, genommenem und angesammeltem Urlaub der Beschäftigten, Gehältern, Qualifikationen und Fortbildungen. Zu den Aufgaben gehören - (a) Aktualisieren von Informationen zu Beschäftigungsverlauf, Gehältern, Leistungsbeurteilungen, Qualifikationen und Fortbildungen sowie genommenem und angesammeltem Urlaub; (b) Anlegen von Unterlagen für neu eingestellte Beschäftigte und Überprüfen der Unterlagen auf Vollständigkeit; (c) Bearbeiten von Bewerbungen um Einstellung und Beförderung sowie Benachrichtigen der Bewerber über die Ergebnisse; (d) Entgegennehmen und Beantworten von Anfragen zu Beschäftigungsansprüchen und -bedingungen; (e) Versenden von Bewerbungsunterlagen sowie Bekanntgaben von offenen Stellen und Einstellungsprüfungen; (f) Führen und Aktualisieren manueller und computergestützter Ablage- und Registrierungssysteme sowie Zusammenstellen und Erstellen von Berichten und Dokumenten zu Personalangelegenheiten; (g) Aufbewahren und Bereitstellen von Personalunterlagen und -akten auf Anfrage. Beispiele für die hier eingeordneten Berufe: - Personalassistent - Bürokraft im Personalwesen
Personalsachbearbeiter · Personalsachbearbeiter/Personalsachbearbeiterin · Personalsachbearbeiterin · Personalsekretär · Personalsekretärin · Sachbearbeiter im Personalbüro · Sachbearbeiterin im Personalbüro · human resources administrative assistant · human resources assistant · human resources associate · human resources executive assistant · human resources secretary
Quelle: ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations) — untergeordnete Occupations der ISCO-08-Gruppe 4416.
Die Rolle liegt in der höchsten gemessenen Betroffenheitsstufe und die Nachfrage nach ihren Kernfertigkeiten ist rückläufig — doch Vollautomatisierung weisen die Quellen ausdrücklich zurück.
Bürokräfte im Personalwesen liegt nahe am oberen Rand — von Fahrzeugreiniger · am wenigsten bis Datenerfasser · am stärksten betroffen.
| Eigene Auswertung | ILO-Einstufung | In der Berufsgruppe |
|---|---|---|
| oberstes Fünftel von 411 Berufen | unter den am stärksten von generativer KI berührten Berufen | Von 6 verglichenen Berufen sind 4 weniger betroffen als dieser. Gruppe: Weitere Bürokräfte |
Ähnlich eingeordnet: Allgemeine Bürokräfte · Bürokräfte in der Lohnbuchhaltung · Bank- und andere Schalterbedienstete
Gerade die heiklen Aufgaben -- Bewerber vorauswählen und Auswahlentscheidungen vorbereiten -- sind bisher nicht genauer untersucht; wie stark KI hier eingreift, bleibt offen. Auch der persönliche Empfang von Besuchern und der handfeste Teil der Aktenarbeit lassen sich aus den Zahlen kaum ablesen. Belastbare Aussagen gibt es damit vor allem für die klassischen Verwaltungsanteile, weniger für den zwischenmenschlichen und körperlichen Teil.
Eigene Auswertung (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Einstufung · Quelle der Einstufung: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 · Stand 2026-07-19 · Methodik
Die Personalsachbearbeitung liegt in der höchsten von sechs Betroffenheitsstufen — die Betroffenheit ist über nahezu alle Teilaufgaben hinweg gleichmässig hoch, deutlich über der der HR-Leitung, wo nicht einmal eine einzelne Aufgabe betroffen ist. Auf der Nachfrageseite bestätigt eine unabhängige Messung das: Über zehn Länder sinkt die Nachfrage nach Büro-Fertigkeiten, und Verwaltungsunterstützung und Aktenführung nennt die OECD ausdrücklich als die häufigsten Fertigkeiten genau dieser schrumpfenden Gruppe; auf der anfragebearbeitenden Seite misst eine Feldstudie zugleich 14 % mehr gelöste Vorgänge pro Stunde und fast ein Viertel weniger Weiterleitungen an Vorgesetzte. Dem steht in denselben Quellen deutlich etwas entgegen: Die ILO hat ihre früheren, teils sehr hohen Werte für Bürotätigkeiten als zu optimistisch zurückgenommen, weil viele dieser Aufgaben weiter erheblichen menschlichen Einsatz erfordern, und betont, dass Betroffenheit nicht die sofortige Automatisierung eines ganzen Berufs bedeutet.
Das Einarbeiten und Verwalten verschiebt sich, das Führen selbst bleibt menschlich.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Die administrative Seite der Personalarbeit gehört zu den am stärksten betroffenen Bürotätigkeiten, und beim Einarbeiten zeigt sich das konkret: Mit KI-Unterstützung sind neue Mitarbeitende schon nach zwei Monaten so weit wie sonst erst nach einem halben Jahr, und deutlich weniger von ihnen kündigen früh. Das Führen selbst — das Urteilen über Menschen und das Entscheiden in offenen Situationen — wird dagegen kaum an KI abgegeben und bleibt menschliche Aufgabe.
Das Beantworten von Anfragen wird schneller und das Weiterleiten seltener, ein voller Ersatz ist es aber nicht.
Das Empfangen und Weiterleiten von Anrufen und Anfragen zählt zu den deutlich von KI erfassten Tätigkeiten. Mit KI-Unterstützung werden Anliegen schneller bearbeitet — im Schnitt rund 14 % mehr gelöste Fälle pro Stunde, bei Berufsanfängern sogar etwa ein Drittel mehr — und der Weiterleitungsanteil sinkt spürbar: Bitten, mit einer vorgesetzten Person zu sprechen, gehen um fast 25 % zurück. Ein voller Ersatz ist es aber nicht, denn viele dieser Aufgaben brauchen weiterhin merklichen menschlichen Einsatz.
Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
Das Verwalten und Ablegen von Akten gehört zu den Tätigkeiten, die KI am stärksten erfasst — die Berufe, in denen es steckt, zählen zu den am deutlichsten betroffenen. In KI-nahen Betrieben sinkt die Nachfrage nach Aktenführungs- und Bürofertigkeiten messbar, und Fachleute rechnen mit einem KI-getriebenen Rückgang dieser Tätigkeiten; das gilt als Bruch mit einer früheren Zeit, in der solche Fertigkeiten sogar gefragter wurden. Zugleich hat die Forschung ihre eigene Erwartung an eine Vollautomatisierung nach unten korrigiert: In der Praxis brauchen viele dieser Aufgaben weiterhin spürbaren menschlichen Einsatz.
Das Vermitteln zwischen Menschen und Stellen berührt die KI, ohne die Aufgabe im Kern zu verändern.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Beim Zusammenbringen von Arbeitskräften und offenen Stellen kann KI durchaus mitwirken — etwa beim Sichten und Vorsortieren —, ohne dass sich der Charakter der Tätigkeit wesentlich verschiebt. Die eigentliche Vermittlungsarbeit bleibt eine Sache von Einschätzung und Beziehung. In angrenzenden Feldern wie Rekrutierung und Berufsberatung zeigt sich etwas mehr Bewegung, doch der Kern der Vermittlung selbst gilt als nur geringfügig betroffen.
Zuletzt geprüft 2026-07-19
Amtliche Bezeichnung nach ISCO-08: Bürokräfte im Personalwesen · 4416
Gradient 4 4416 Personnel Clerks 0.6 0.09
Establishment-level AI exposure is associated with decreased demand for management skills. On average across countries in the sample demand for management skills declined by under 4 percentage points for a one standard deviation increase in AI exposure (Figure 4.2, Panel A). All countries in the sample are associated with a decline in management skills, and all are statistically significant from zero. Resource management includes human resource management, financial management, among others.
Access to the AI tool helps newer agents move more quickly down the experience curve: treated agents with two months of tenure perform just as well as untreated agents with more than six months of tenure. In contrast, we find minimal impacts on the productivity of more-experienced or more-skilled workers.
Panel A shows that access to AI assistance is associated with the strongest reductions in attrition among newer agents, those with less than 6 months of experience. The magnitude of this coefficient, around 10 percentage points, translates into a 40% decrease relative to a baseline attrition rate in this group of 25%.
Management, at 23% of respondents, is also heavily over-represented relative to its 7% employment share, even though it accounts for only 4% of sessions. This gap is consistent with managers using Claude for tasks other than management itself: in the survey, judgment and management are named by many respondents (especially those with more experience) as capabilities AI lacks.
Gradient 3 4222 Contact Centre Information Clerks 0.58 0.06 / Gradient 3 4226 Receptionists (general) 0.57 0.17 / Gradient 3 4223 Telephone Switchboard Operators 0.54 0.15 / Gradient 3 4224 Hotel Receptionists 0.51 0.07 / Gradient 3 4225 Inquiry Clerks 0.57 0.09 / Gradient 2 4229 Client Information Workers Not Elsewhere Classified 0.42 0.13 / Gradient 3 captures occupations where a significant portion of tasks are consistently exposed to GenAI, signaling growing automation risks and requiring adaptation strategies for workers (Significant exposure, high task variability).
In most customer service settings, front-line agents attempt to resolve customer problems but can seek the help of supervisors when they are unsure of how to proceed. Customers, knowing this, will sometimes attempt to escalate a conversation by asking to speak to a manager. […] Following the introduction of AI assistance, we see a gradual decline in requests for escalation. Relative to a baseline rate of approximately 6 percentage points, these coefficients suggest that AI assistance generates an almost 25% decline in customer requests to speak to a manager.
Access to the tool increases productivity, as measured by issues resolved per hour, by 14% on average, including a 34% improvement for novice and low-skilled workers but with minimal impact on experienced and highly skilled workers.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure […]. Business Process skills include clerical and administrative tasks along with sales and customer service.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure … The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
Hershbein and Kahn (2018) show that vacancies demanding routine, cognitive skills such as those found in clerical and administrative occupations demanded more skills, and employment in these positions grew modestly after the great recession. … This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills.
The presence of both Graphic Designers and Legal Secretaries just outside the top 10 fastest-declining job roles, a first-time prediction not seen in previous editions of the Future of Jobs Report, may illustrate GenAI's increasing capacity to perform knowledge work. Job decline in both roles is seen as driven by both AI and information processing technologies as well as by broadening digital access.
Minimal Exposure 3333 Employment agents and contractors 0.39 0.09
we introduce a more granular distinction of Minimal Exposure, where some interaction with GenAI may occur, but without significantly altering the nature of these roles
Gradient 2 2423 Personnel and Careers Professionals 0.45 0.07
Minimal Exposure 1212 Human Resource Managers 0.36 0.05
Die Rolle liegt in der höchsten gemessenen Expositionsstufe und die Nachfrage nach ihren Kernfertigkeiten ist rückläufig, während die Quellen zugleich Vollautomatisierung ausdrücklich zurückweisen.
Die ILO führt Personnel Clerks (4416) rollenspezifisch mit μ 0,60 bei SD 0,09 in Gradient 4, der höchsten von sechs Stufen, definiert als „High and consistent GenAI exposure across tasks within the occupation. Most current tasks in these jobs have a high potential of automation, with little variability in task-level exposure" — innerhalb derselben Personalarbeit liegt das 0,24 Expositionspunkte über der HR-Leitung (1212 bei 0,36, SD 0,05), wo nicht einmal eine einzelne Teilaufgabe exponiert ist. Auf der Nachfrageseite bestätigt das eine methodisch unabhängige Messung: Über zehn Länder sinkt die Nachfrage nach clerical Fertigkeiten um gut zwei Prozentpunkte je Standardabweichung betrieblicher KI-Exposition, und die OECD nennt „administrative support and record keeping" ausdrücklich als die häufigsten Fertigkeiten genau dieser schrumpfenden Gruppe, während für die anfragebearbeitende Seite eine Feldstudie mit 5.179 Beschäftigten 14 % mehr gelöste Vorgänge pro Stunde misst — 34 % bei Neulingen, „minimal impact" bei Erfahrenen — und einen Rückgang der Weiterleitungen an Vorgesetzte um fast ein Viertel. Dem steht in denselben Quellen deutlich etwas entgegen: Die ILO hat ihre eigenen 2023er-Werte für Bürotätigkeiten, die teils 0,9 erreichten, als „overly optimistic" zurückgenommen, weil „many of these tasks still require substantial human effort", sie betont, Exposition bedeute nicht die sofortige Automatisierung eines ganzen Berufs, und die Autoren der Feldstudie schließen Aussagen zu Beschäftigung, Löhnen und Qualifikationszusammensetzung ausdrücklich aus.
Bewerberauswahl, Vorselektion und Auswahlentscheidungen werden von keiner Korpusquelle auf Tätigkeitsebene untersucht, ebenso wenig der persönliche Besucherempfang und der physische Anteil der Aktenarbeit — dazu liegen nur Expositionswerte oder gar nichts vor.
Bewusst abgesetzt von der belegten KI-Schicht oben: Anwendungsideen, keine quellenbelegten Befunde. Sie inspirieren, sie beweisen nichts.
Diese Seite beschreibt Bürokräfte im Personalwesen allgemein — mit Tätigkeiten wie „Personal führen, einstellen und schulen“ oder „Anrufe, Anfragen und Besucher empfangen und weiterleiten“.
Für diesen Beruf sprechen die Daten für deutliche Veränderung.
Ihre Rolle ist bereits übernommen. Für eine Einschätzung, die zu Ihrer Lage passt, fragen wir noch nach Branche und Berufserfahrung — dieselbe Rolle bedeutet in unterschiedlichen Branchen Unterschiedliches.
SapientShift (2026): Bürokräfte im Personalwesen — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/buerokraefte-im-personalwesen
Maschinenlesbare Fassung dieser Seite: Markdown
Wie diese Aussagen entstehen — Methodik & Evidenzklassen · Datensatz Version 1.0