Der Kern dieser Arbeit sind viele kleine, wiederkehrende Aufgaben, die zusammen dafür sorgen, dass ein Büro funktioniert. Post sortieren, ablegen, eine Anfrage beantworten, eine Zahl prüfen – für sich genommen klein, aber ohne sie stockt vieles andere. Welche dieser kleinen Aufgaben heute noch von Hand erledigt werden, ist nicht mehr überall gleich.
Allgemeine Bürokräfte erledigen die täglichen Büroaufgaben, die einen Betrieb am Laufen halten – von der Post bis zur Ablage.
Allgemeine Bürokräfte führen eine Reihe von Büro- und Verwaltungsaufgaben nach festgelegten Verfahren aus. Zu den Aufgaben gehören - (a) Informationen aufzeichnen, vorbereiten, sortieren, klassifizieren und ablegen; (b) Post sortieren, öffnen und versenden; (c) Dokumente fotokopieren und faxen; (d) Berichte und Korrespondenz routinemäßiger Art erstellen; (e) die Ausgabe von Ausrüstung an das Personal aufzeichnen; (f) auf telefonische oder elektronische Anfragen antworten oder diese an die zuständige Person weiterleiten; (g) Zahlen prüfen, Rechnungen erstellen und Einzelheiten der getätigten Finanztransaktionen aufzeichnen; (h) Informationen in Computer übertragen sowie Korrekturlesen und Korrigieren von Text. Beispiele für die hier eingeordneten Berufe: - Allgemeine Bürokraft - Bürokraft Anmerkung Zur Abgrenzung der Arbeit allgemeiner Bürokräfte von der Arbeit der in Berufsgattung 4120: Sekretariatskräfte (allgemein) eingeordneten Beschäftigten ist zu beachten, dass sich die Arbeit von Sekretariatskräften vorrangig mit der Transkription, Formatierung und Bearbeitung von Korrespondenz und anderen Dokumenten befasst. Auch wenn allgemeine Bürokräfte teilweise Arbeiten dieser Art ausführen können, steht die Transkription und Bearbeitung von Dokumenten nicht im Mittelpunkt ihrer Tätigkeit.
Aktenbearbeiter · Aktenbearbeiterin · Büroarbeiter · Büroarbeiterin · Büroassistent · Büroassistent/Büroassistentin · Büroassistentin · Bürohilfskraft · Bürokraft · Kontorist · Kontoristin · clerical assistant · +2 weitere
Quelle: ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations) — untergeordnete Occupations der ISCO-08-Gruppe 4110.
Textproduktion und Aktenpflege zählen zu den am stärksten betroffenen Büroarbeiten — das Schreiben verschiebt sich dabei vom Entwerfen zum Prüfen.
Allgemeine Bürokräfte liegt nahe am oberen Rand — von Fahrzeugreiniger · am wenigsten bis Datenerfasser · am stärksten betroffen.
| Eigene Auswertung | ILO-Einstufung | In der Berufsgruppe |
|---|---|---|
| oberstes Fünftel von 411 Berufen | unter den am stärksten von generativer KI berührten Berufen | Von 4 verglichenen Berufen ist nur einer weniger betroffen als dieser. Gruppe: Büro & Sekretariat |
Ähnlich eingeordnet: Bürokräfte im Personalwesen · Bürokräfte in der Lohnbuchhaltung · Bank- und andere Schalterbedienstete
Gemessen wird nur der Schreibtisch-Anteil dieser Arbeit — der körperliche Teil bleibt unerfasst: Papierakten sortieren und archivieren, Belege und Bargeld handhaben, Menschen vor Ort empfangen. Ob die Rolle dadurch schrumpft oder sich eher zu Kontrolle und Kuratierung verschiebt, ist selbst in den Studien als offene, kompliziertere Frage markiert. Nach heutigem Stand deutet vieles eher auf eine Verschiebung als auf einen Wegfall hin — sicher belegt ist das aber nicht.
Eigene Auswertung (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Einstufung · Quelle der Einstufung: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 · Stand 2026-07-19 · Methodik
Die Textproduktion und die Dokumentenpflege gehören zur höchsten Betroffenheitsstufe überhaupt — die Verantwortung für den Inhalt selbst dagegen kaum, denn die verantwortenden Verwaltungsberufe sind nur minimal berührt. Zwei Verschiebungen sind konkret gemessen: Beim Schreiben wandert die Zeit vom Rohentwurf (von rund der Hälfte auf weniger) hin zum Redigieren (von einem Viertel auf über die Hälfte), und in Betrieben mit höherer KI-Nähe sinkt die Nachfrage nach Bürofertigkeiten um gut zwei Prozentpunkte je Stufe — gleichgerichtet in allen zehn untersuchten Ländern. Dem stehen zwei Vorbehalte gegenüber: Frühere, deutlich höhere Werte wurden nach unten korrigiert, weil viele dieser Aufgaben weiterhin erheblichen menschlichen Einsatz verlangen. Und für den persönlichen Besucherempfang und die Zahlungsabwicklung liegt für diese Rolle gar kein eigener Befund vor.
Das Verfassen der Berichte wird schneller, das Prüfen und Verantworten der Inhalte rückt in den Vordergrund.
Beim Schreiben von Sach- und Verwaltungstexten übernimmt KI zunehmend den ersten Rohentwurf: In kontrollierten Versuchen halbiert sich die Zeit fürs Draften, während das Überarbeiten sich mehr als verdoppelt — Tempo und Qualität steigen dabei zugleich. Diese Bürotätigkeiten gehören zu den am stärksten betroffenen, und in echten Stellenanzeigen sinkt bei KI-nahen Betrieben die Nachfrage nach reinen Schreib- und Verwaltungsfertigkeiten. Was bleibt, ist das Redigieren und das Einstehen für den Inhalt.
Das reine Abwickeln von Zahlungen wandert in die Automatik, das Beraten rund um die Transaktion gewinnt.
Das Verbuchen und Abwickeln von Finanztransaktionen zählt zu den am stärksten betroffenen Bürotätigkeiten, und Arbeitgeber erwarten für Buchhaltungs- und Kassenrollen einen deutlichen Rückgang. Der Bankschalter nach Einführung der Geldautomaten zeigt aber, dass sich Arbeit dabei eher verlagert als verschwindet: Die reine Transaktion wurde automatisiert, gefragt war danach mehr Kundenberatung und komplexerer Service. Der abwickelnde Kern verschiebt sich also in Richtung Automatik, während das Beraten und Klären rund um die Zahlung menschlich bleibt.
Das Beantworten von Anfragen wird schneller und das Weiterleiten seltener, ein voller Ersatz ist es aber nicht.
Das Empfangen und Weiterleiten von Anrufen und Anfragen zählt zu den deutlich von KI erfassten Tätigkeiten. Mit KI-Unterstützung werden Anliegen schneller bearbeitet — im Schnitt rund 14 % mehr gelöste Fälle pro Stunde, bei Berufsanfängern sogar etwa ein Drittel mehr — und der Weiterleitungsanteil sinkt spürbar: Bitten, mit einer vorgesetzten Person zu sprechen, gehen um fast 25 % zurück. Ein voller Ersatz ist es aber nicht, denn viele dieser Aufgaben brauchen weiterhin merklichen menschlichen Einsatz.
Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Verwalten und Ablegen von Akten gehört zu den Tätigkeiten, die KI am stärksten erfasst — die Berufe, in denen es steckt, zählen zu den am deutlichsten betroffenen. In KI-nahen Betrieben sinkt die Nachfrage nach Aktenführungs- und Bürofertigkeiten messbar, und Fachleute rechnen mit einem KI-getriebenen Rückgang dieser Tätigkeiten; das gilt als Bruch mit einer früheren Zeit, in der solche Fertigkeiten sogar gefragter wurden. Zugleich hat die Forschung ihre eigene Erwartung an eine Vollautomatisierung nach unten korrigiert: In der Praxis brauchen viele dieser Aufgaben weiterhin spürbaren menschlichen Einsatz.
Das reine Erfassen läuft zunehmend automatisch, das Prüfen und Nachbearbeiten bleibt menschlich.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Erfassen und Prüfen von Daten zählt zu den am stärksten betroffenen Tätigkeiten: In Betrieben mit mehr KI geht die Nachfrage nach solchen Bürofähigkeiten messbar zurück, und Arbeitgeber rechnen reine Erfassungsrollen zu den am schnellsten schrumpfenden. Zugleich hat die Forschung ihre frühere Einschätzung nach unten korrigiert — der Prüf- und Nachbearbeitungsanteil erfordert in der Praxis weiterhin erhebliche menschliche Arbeit. Der reine Verbuchungsteil läuft zunehmend automatisch, das Prüfen und Korrigieren am Einzelfall bleibt.
Zuletzt geprüft 2026-07-19
Amtliche Bezeichnung nach ISCO-08: Allgemeine Bürokräfte · 4110
Similar to our 2023 study, clerical occupations exhibit the highest levels of exposure, though with a decline in their mean scores due to a reassessment of certain task-level evaluations […] Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
In contrast, occupations involving more cognitive or knowledge-intensive tasks, such as Clerical Support Workers and Professionals, show a much more mixed picture. While some tasks in these groups received lower scores, many others were revised upwards by the expert group, reflecting the greater adaptability of generative AI for structured, data-driven, or communication-focused tasks.
ChatGPT substantially changes the structure of writing tasks. Figure 3 Panel A shows that prior to the treatment, participants spend about 25% of their time brainstorming, 50% writing a rough draft, and 25% editing. Post-treatment, the share of time spent writing a rough draft falls by more than half and the share of time spent editing more than doubles.
Our results show that ChatGPT substantially raises average productivity: time taken decreases by 0.8 SDs and output quality rises by 0.4 SDs. Inequality between workers decreases, as ChatGPT compresses the productivity distribution by benefiting low-ability workers more.
At the establishment level, AI exposure is associated with declining demand for general skills commonly used in office settings. […] Digging further into these categories, the results point to drops in demand for general office skills such word processing and spreadsheet software, basic computer programming skills, as well as administrative and clerical tasks and basic project management skills.
Gradient 4 4311 Accounting and Bookkeeping Clerks 0.64 0.07 Gradient 4 4312 Statistical, Finance and Insurance Clerks 0.64 0.02 Gradient 4 3311 Securities and Finance Dealers and Brokers 0.63 0.04 […] Gradient 4 3312 Credit and Loans Officers 0.6 0.04
Additionally, some occupations – such as financial analysts, and web and multimedia developers (gradient 4), as well as bank tellers, translators, applications programmers, investment advisers (gradient 3) – have increased their levels of exposure, highlighting the expanding abilities of GenAI technology to potentially automate more specialized tasks in professional and technical roles.
In previous technological transitions, this type of adaptation was exemplified by the well-known case of bank tellers following the diffusion of automatic teller machines (ATMs) in the 1990s (Bessen, 2016). As ATMs automated routine cash withdrawals, they also lowered operational costs, enabling banks to open more branches and, in turn, increasing the demand for bank tellers in roles that required more complex customer service and advisory tasks.
Gradient 1 5230 Cashiers and Ticket Clerks 0.39 0.14
By contrast, respondents expect the fastest-declining roles to include various clerical roles, such as Cashiers and Ticket Clerks, alongside Administrative Assistants and Executive Secretaries, Printing Workers, and Accountants and Auditors. Broadening digital access, AI and information processing technologies, and robots and autonomous systems are the primary drivers for this decline. Aging and declining working-age populations and slower economic growth also contribute to the decline in clerical roles.
Gradient 3 4222 Contact Centre Information Clerks 0.58 0.06 / Gradient 3 4226 Receptionists (general) 0.57 0.17 / Gradient 3 4223 Telephone Switchboard Operators 0.54 0.15 / Gradient 3 4224 Hotel Receptionists 0.51 0.07 / Gradient 3 4225 Inquiry Clerks 0.57 0.09 / Gradient 2 4229 Client Information Workers Not Elsewhere Classified 0.42 0.13 / Gradient 3 captures occupations where a significant portion of tasks are consistently exposed to GenAI, signaling growing automation risks and requiring adaptation strategies for workers (Significant exposure, high task variability).
In most customer service settings, front-line agents attempt to resolve customer problems but can seek the help of supervisors when they are unsure of how to proceed. Customers, knowing this, will sometimes attempt to escalate a conversation by asking to speak to a manager. […] Following the introduction of AI assistance, we see a gradual decline in requests for escalation. Relative to a baseline rate of approximately 6 percentage points, these coefficients suggest that AI assistance generates an almost 25% decline in customer requests to speak to a manager.
Access to the tool increases productivity, as measured by issues resolved per hour, by 14% on average, including a 34% improvement for novice and low-skilled workers but with minimal impact on experienced and highly skilled workers.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure […]. Business Process skills include clerical and administrative tasks along with sales and customer service.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure … The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
Hershbein and Kahn (2018) show that vacancies demanding routine, cognitive skills such as those found in clerical and administrative occupations demanded more skills, and employment in these positions grew modestly after the great recession. … This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills.
The presence of both Graphic Designers and Legal Secretaries just outside the top 10 fastest-declining job roles, a first-time prediction not seen in previous editions of the Future of Jobs Report, may illustrate GenAI's increasing capacity to perform knowledge work. Job decline in both roles is seen as driven by both AI and information processing technologies as well as by broadening digital access.
„Gradient 4 4132 Data Entry Clerks 0.7 0.03" „Gradient 4 highlights occupations with the highest share of tasks exposed to potential GenAI-driven automation, and with a high consistency of this exposure across tasks (Highest exposure, low task variability). This gradient aligns closely with the notion of automation risk in our earlier classification system (Gmyrek et al., 2023)."
„Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks." „Clerical occupations continue to have the highest exposure levels, albeit with some important downward revisions to individual tasks scores. Such occupations include data entry clerks, typists, accounting, bookkeeping clerks and administrative secretaries."
„Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure (Figure 4.3, Panel B). Just as with the business process group, all countries saw a decline in demand for clerical skills […]" „The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well." „This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills."
„Similarly, businesses expect the fastest-declining roles to include Postal Service Clerks, Bank Tellers and Data Entry Clerks." „By contrast, respondents expect the fastest-declining roles to include various clerical roles, such as Cashiers and Ticket Clerks, alongside Administrative Assistants and Executive Secretaries, Printing Workers, and Accountants and Auditors. Broadening digital access, AI and information processing technologies, and robots and autonomous systems are the primary drivers for this decline. Aging and declining working-age populations and slower economic growth also contribute to the decline in clerical roles."
„This decrease highlights the distinction between the theoretical automation potential of a task and the practical insights gained from two years of experimentation with GenAI tools. While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort." „Notwithstanding these findings, we stress that such exposure does not imply the immediate automation of an entire occupation, but rather the potential for a large share of its current tasks to be performed using this technology. Whether this leads to the disappearance of an occupation or workforce replacement is a more complex question — one that will depend on the initial decision to adopt the technology, but also the extent to which individuals in these occupations are given opportunities to learn to work with these technologies […]"
Textproduktion und Aktenpflege liegen in der höchsten Expositionsstufe, das Schreiben verschiebt sich vom Entwerfen zum Prüfen — der Empfangs- und Kassenanteil ist für diese Rolle nicht eigens gemessen.
Für diese Rolle liegt ein eigener Wert vor: 4110 General Office Clerks steht bei 0,60 (Gradient 4, SD 0,10), der höchsten Kategorie der ILO-Skala, und die ILO nennt General Office Clerks im Fließtext ausdrücklich unter den dreizehn Gradient-4-Berufen — die Exposition sitzt dabei in der Textproduktion und in der Dokumentenpflege, nicht in der Verantwortung für den Text, denn die verantwortenden Verwaltungsberufe (2422 Policy Administration Professionals 0,42; 1112 Senior Government Officials 0,38) liegen nur bei Minimal Exposure. Zwei Verschiebungen sind konkret gemessen: die Zeitstruktur des Schreibens verändert sich (Anteil Rohentwurf von rund 50 % auf weniger als die Hälfte, Anteil Redigieren von 25 % auf über 50 %), und in Betrieben mit höherer KI-Exposition sinkt die Nachfrage nach Bürofertigkeiten um gut 2 Prozentpunkte je Standardabweichung, wobei „administrative support and record keeping" von der OECD selbst als häufigste Einzelfähigkeit dieser schrumpfenden Gruppe benannt wird — gleichgerichtet in allen zehn untersuchten Ländern. Dem stehen zwei Dämpfer gegenüber: die ILO hat ihre eigenen Werte von 2023 für genau diese Büroaufgaben von teils 0,9 nach unten revidiert, weil „many of these tasks still require substantial human effort", und für die Zahlungsabwicklung sowie das Entgegennehmen und Weiterleiten von Anfragen existiert kein Wert für 4110 selbst — dort gelten Tätigkeitsbefunde (Kontaktbearbeitung überwiegend Gradient 3, in einer Feldstudie 14 % mehr gelöste Vorgänge pro Stunde und rund ein Viertel weniger Weiterleitungen an Vorgesetzte), die den persönlichen Besucherempfang ausdrücklich nicht erfassen.
Der physische Anteil dieser Arbeit — Papierakten sortieren, transportieren, scannen und vernichten, Beleg- und Bargeldhandling, Empfang vor Ort — wird von keiner der zehn Quellen gemessen, und ob die Tätigkeit schrumpft oder sich zu Kontrolle und Kuratierung verschiebt, nennt die ILO selbst „a more complex question".
Bewusst abgesetzt von der belegten KI-Schicht oben: Anwendungsideen, keine quellenbelegten Befunde. Sie inspirieren, sie beweisen nichts.
Diese Seite beschreibt Allgemeine Bürokräfte allgemein — mit Tätigkeiten wie „Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen“ oder „Finanztransaktionen und Zahlungen abwickeln“.
Für diesen Beruf sprechen die Daten für deutliche Veränderung.
Ihre Rolle ist bereits übernommen. Für eine Einschätzung, die zu Ihrer Lage passt, fragen wir noch nach Branche und Berufserfahrung — dieselbe Rolle bedeutet in unterschiedlichen Branchen Unterschiedliches.
SapientShift (2026): Allgemeine Bürokräfte — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/allgemeine-buerokraefte
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