Der Kern dieser Arbeit ist, aus einem Entwurf, einem Diktat oder ein paar Notizen ein Dokument zu machen, das den Standards entspricht. Dazwischen liegt genaues Zuhören oder Lesen, Formatieren und die Sicherheit, wann eine Korrespondenz auch ohne Rückfrage beantwortet werden kann. Wie dieser Weg vom Diktat zum fertigen Dokument heute aussieht, ist nicht mehr überall derselbe.
Sekretariatskräfte bringen Diktate, Entwürfe und Notizen in eine druckreife Form und halten den Schriftverkehr eines Büros am Laufen.
Sekretariatskräfte (allgemein) verwenden Schreibmaschinen, Personalcomputer oder andere Textverarbeitungsgeräte, um Korrespondenz und andere Dokumente zu transkribieren, von anderen Mitarbeitern erstellte Dokumente zu prüfen und zu formatieren, ein- und ausgehende Post zu bearbeiten, Anfragen für Besprechungen oder Termine zu prüfen und eine Vielzahl administrativer Unterstützungsaufgaben auszuführen. Zu den Aufgaben gehören - (a) Korrespondenz, Protokolle und Berichte nach Diktat, elektronischen Dokumenten oder handschriftlichen Entwürfen prüfen, formatieren und transkribieren, um sie an die Bürostandards anzupassen, unter Verwendung von Schreibmaschine, Personalcomputer oder anderen Textverarbeitungsgeräten; (b) verschiedene Computer-Softwarepakete, einschließlich Tabellenkalkulationen, zur administrativen Unterstützung nutzen; (c) ein- und ausgehende Post bearbeiten; (d) Post, Korrespondenz und andere Dokumente scannen, erfassen und verteilen; (e) Anfragen für Besprechungen oder Termine prüfen und bei der Organisation von Besprechungen helfen; (f) Urlaub und andere Ansprüche der Mitarbeiter prüfen und erfassen; (g) Ablagesysteme organisieren und beaufsichtigen; (h) routinemäßige Korrespondenz auf eigene Initiative bearbeiten. Beispiele für die hier eingeordneten Berufe: - Sekretär - Schreibsekretär - Textverarbeitungssekretär Einige verwandte, anderswo eingeordnete Berufe: - Verwaltungssekretär - 3343 - Führungsassistent - 3343 - Rechtssekretär - 3342 - Medizinischer Sekretär - 3344
Sekretär · Sekretär/Sekretärin · Sekretariatsfachkraft · Sekretariatskraft · Sekretärin · administrative assistant · assistant · city administrator secretary · corporate secretary · executive secretary · front office clerk · front office secretary · +10 weitere
Quelle: ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations) — untergeordnete Occupations der ISCO-08-Gruppe 4120.
Schreiben, Ablegen und Terminkoordination sind gleich stark betroffen — die Annahme einer vollständigen Automatisierung hat die Studienlage inzwischen zurückgenommen.
Sekretariatskräfte (allgemein) liegt nahe am oberen Rand — von Fahrzeugreiniger · am wenigsten bis Datenerfasser · am stärksten betroffen.
| Eigene Auswertung | ILO-Einstufung | In der Berufsgruppe |
|---|---|---|
| oberstes Fünftel von 411 Berufen | im oberen Bereich der von generativer KI berührten Berufe | Von 4 verglichenen Berufen ist keiner weniger betroffen als dieser. Gruppe: Büro & Sekretariat |
Ähnlich eingeordnet: Bank- und andere Schalterbedienstete · Kundeninformationsfachkräfte in Call Centers · Auskunftspersonal
Wie viel Zeit eine KI-gestützte Terminplanung wirklich spart und ob die Qualität dabei steigt oder leidet, hat bislang keine Studie gemessen. Und die Begleitung von Reisen sowie die Betreuung von Veranstaltungen vor Ort bleiben ganz außerhalb der Messung — der präsente, organisierende Teil des Berufs ist damit die große Unbekannte. Nach heutigem Stand lässt sich zur Büro-Koordination eine Tendenz benennen, zum Vor-Ort-Anteil dagegen noch nichts Belastbares.
Eigene Auswertung (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Einstufung · Quelle der Einstufung: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 · Stand 2026-07-19 · Methodik
Die drei Kerntätigkeiten dieser Rolle — Texte schreiben, Dokumente ablegen, Termine koordinieren — sind gleich stark betroffen und liegen im oberen Mittelfeld, unterhalb der durchgehend betroffenen allgemeinen Bürokräfte und oberhalb der Berufe mit Präsenz- und Auskunftsanteil. Für das Schreiben ist konkret belegt, dass die Zeit vom Rohentwurf zum Redigieren wandert, bei spürbar kürzerer Bearbeitung — gemessen allerdings in einem kurzen Online-Versuch, dessen Teilnehmende keine Verwaltungskräfte waren. Und für Terminplanung und Protokollführung hat die Studienlage ihre eigenen, früher sehr hohen Werte nach unten korrigiert, weil viele dieser Aufgaben in der Realität weiterhin erheblichen menschlichen Einsatz verlangen. Als Grund für Nicht-Nutzung nennen die Autoren, dass dem Modell das haus- und fallspezifische Wissen fehlt.
Das Verfassen der Berichte wird schneller, das Prüfen und Verantworten der Inhalte rückt in den Vordergrund.
Beim Schreiben von Sach- und Verwaltungstexten übernimmt KI zunehmend den ersten Rohentwurf: In kontrollierten Versuchen halbiert sich die Zeit fürs Draften, während das Überarbeiten sich mehr als verdoppelt — Tempo und Qualität steigen dabei zugleich. Diese Bürotätigkeiten gehören zu den am stärksten betroffenen, und in echten Stellenanzeigen sinkt bei KI-nahen Betrieben die Nachfrage nach reinen Schreib- und Verwaltungsfertigkeiten. Was bleibt, ist das Redigieren und das Einstehen für den Inhalt.
Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Verwalten und Ablegen von Akten gehört zu den Tätigkeiten, die KI am stärksten erfasst — die Berufe, in denen es steckt, zählen zu den am deutlichsten betroffenen. In KI-nahen Betrieben sinkt die Nachfrage nach Aktenführungs- und Bürofertigkeiten messbar, und Fachleute rechnen mit einem KI-getriebenen Rückgang dieser Tätigkeiten; das gilt als Bruch mit einer früheren Zeit, in der solche Fertigkeiten sogar gefragter wurden. Zugleich hat die Forschung ihre eigene Erwartung an eine Vollautomatisierung nach unten korrigiert: In der Praxis brauchen viele dieser Aufgaben weiterhin spürbaren menschlichen Einsatz.
Das Abstimmen von Terminen und Reisen bekommt viel Unterstützung, ganz abnehmen kann die KI es aber noch nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
KI hilft beim Planen von Terminen, beim Zusammenstellen von Reisen und beim Organisieren von Veranstaltungen spürbar mit — frühere Erwartungen, sie könne solche Aufgaben vollständig übernehmen, haben sich als zu optimistisch erwiesen, weil weiterhin viel menschliche Abstimmung nötig bleibt. Zugleich geht die Nachfrage nach klassischen Büro- und Sekretariatsaufgaben zurück, und Arbeitgeber rechnen gerade in diesen Rollen mit spürbarem Rückgang. Das Koordinieren verschiebt sich damit vom reinen Verwalten hin zum Steuern der Fälle, die nicht glattlaufen.
Das reine Erfassen läuft zunehmend automatisch, das Prüfen und Nachbearbeiten bleibt menschlich.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Erfassen und Prüfen von Daten zählt zu den am stärksten betroffenen Tätigkeiten: In Betrieben mit mehr KI geht die Nachfrage nach solchen Bürofähigkeiten messbar zurück, und Arbeitgeber rechnen reine Erfassungsrollen zu den am schnellsten schrumpfenden. Zugleich hat die Forschung ihre frühere Einschätzung nach unten korrigiert — der Prüf- und Nachbearbeitungsanteil erfordert in der Praxis weiterhin erhebliche menschliche Arbeit. Der reine Verbuchungsteil läuft zunehmend automatisch, das Prüfen und Korrigieren am Einzelfall bleibt.
Zuletzt geprüft 2026-07-19
Amtliche Bezeichnung nach ISCO-08: Sekretariatskräfte (allgemein) · 4120
Similar to our 2023 study, clerical occupations exhibit the highest levels of exposure, though with a decline in their mean scores due to a reassessment of certain task-level evaluations […] Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
In contrast, occupations involving more cognitive or knowledge-intensive tasks, such as Clerical Support Workers and Professionals, show a much more mixed picture. While some tasks in these groups received lower scores, many others were revised upwards by the expert group, reflecting the greater adaptability of generative AI for structured, data-driven, or communication-focused tasks.
ChatGPT substantially changes the structure of writing tasks. Figure 3 Panel A shows that prior to the treatment, participants spend about 25% of their time brainstorming, 50% writing a rough draft, and 25% editing. Post-treatment, the share of time spent writing a rough draft falls by more than half and the share of time spent editing more than doubles.
Our results show that ChatGPT substantially raises average productivity: time taken decreases by 0.8 SDs and output quality rises by 0.4 SDs. Inequality between workers decreases, as ChatGPT compresses the productivity distribution by benefiting low-ability workers more.
At the establishment level, AI exposure is associated with declining demand for general skills commonly used in office settings. […] Digging further into these categories, the results point to drops in demand for general office skills such word processing and spreadsheet software, basic computer programming skills, as well as administrative and clerical tasks and basic project management skills.
Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure … The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
Hershbein and Kahn (2018) show that vacancies demanding routine, cognitive skills such as those found in clerical and administrative occupations demanded more skills, and employment in these positions grew modestly after the great recession. … This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills.
The presence of both Graphic Designers and Legal Secretaries just outside the top 10 fastest-declining job roles, a first-time prediction not seen in previous editions of the Future of Jobs Report, may illustrate GenAI's increasing capacity to perform knowledge work. Job decline in both roles is seen as driven by both AI and information processing technologies as well as by broadening digital access.
Gradient 3 4120 Secretaries (general) 0.58 0.1 / Gradient 3 4226 Receptionists (general) 0.57 0.17 / Gradient 3 4221 Travel Consultants and Clerks 0.56 0.07 / Gradient 3 3343 Administrative and Executive Secretaries 0.54 0.14 / Gradient 3 4224 Hotel Receptionists 0.51 0.07 / Gradient 2 3332 Conference and Event Planners 0.48 0.14 / Gradient 2 3341 Office Supervisors 0.43 0.11
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure (Figure 4.3, Panel B). […] The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
By contrast, respondents expect the fastest-declining roles to include various clerical roles, such as Cashiers and Ticket Clerks, alongside Administrative Assistants and Executive Secretaries, Printing Workers, and Accountants and Auditors. Broadening digital access, AI and information processing technologies, and robots and autonomous systems are the primary drivers for this decline. Aging and declining working-age populations and slower economic growth also contribute to the decline in clerical roles.
„Gradient 4 4132 Data Entry Clerks 0.7 0.03" „Gradient 4 highlights occupations with the highest share of tasks exposed to potential GenAI-driven automation, and with a high consistency of this exposure across tasks (Highest exposure, low task variability). This gradient aligns closely with the notion of automation risk in our earlier classification system (Gmyrek et al., 2023)."
„Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks." „Clerical occupations continue to have the highest exposure levels, albeit with some important downward revisions to individual tasks scores. Such occupations include data entry clerks, typists, accounting, bookkeeping clerks and administrative secretaries."
„Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure (Figure 4.3, Panel B). Just as with the business process group, all countries saw a decline in demand for clerical skills […]" „The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well." „This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills."
„Similarly, businesses expect the fastest-declining roles to include Postal Service Clerks, Bank Tellers and Data Entry Clerks." „By contrast, respondents expect the fastest-declining roles to include various clerical roles, such as Cashiers and Ticket Clerks, alongside Administrative Assistants and Executive Secretaries, Printing Workers, and Accountants and Auditors. Broadening digital access, AI and information processing technologies, and robots and autonomous systems are the primary drivers for this decline. Aging and declining working-age populations and slower economic growth also contribute to the decline in clerical roles."
„This decrease highlights the distinction between the theoretical automation potential of a task and the practical insights gained from two years of experimentation with GenAI tools. While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort." „Notwithstanding these findings, we stress that such exposure does not imply the immediate automation of an entire occupation, but rather the potential for a large share of its current tasks to be performed using this technology. Whether this leads to the disappearance of an occupation or workforce replacement is a more complex question — one that will depend on the initial decision to adopt the technology, but also the extent to which individuals in these occupations are given opportunities to learn to work with these technologies […]"
Schreiben, Ablegen und Terminkoordination sind gleich stark exponiert, die Vollautomatisierungs-Annahme hat die Quelle zurückgenommen
Alle drei Kerntätigkeiten dieser Rolle tragen denselben rollenspezifischen ILO-Wert: μ 0,58 bei SD 0,10, Gradient 3 — laut Quelle sind dort „a significant portion of tasks consistently exposed to GenAI", also unterhalb der durchgängig exponierten Bürokräfte a.n.g. (0,63 bei SD 0,03) und oberhalb der Empfangs- und Auskunftsberufe mit Präsenzanteil. Terminplanung und Protokollführung sind dabei ausdrücklich als Einzelaufgaben bewertet worden, und genau für sie hat die ILO ihre eigenen Werte nach unten korrigiert — von Scores bis 0,9 im Jahr 2023 hin zu der Feststellung „in reality, many of these tasks still require substantial human effort" —, während die OECD methodisch unabhängig misst, dass Betriebe mit höherer KI-Exposition „administrative support and record keeping" um gut 2 Prozentpunkte je Standardabweichung seltener ausschreiben. Für das Verfassen von Texten ist konkret belegt, dass die Zeit vom Rohentwurf (rund 50 % → unter 25 %) zum Redigieren (25 % → über 50 %) wandert, bei 0,8 SD kürzerer Bearbeitungszeit — gemessen jedoch in einem kurzen Online-Experiment, dessen Teilnehmende keine Verwaltungskräfte waren, und mit dem von den Autoren genannten Grund für Nicht-Nutzung, dass dem Modell haus- und fallspezifisches Wissen fehlt.
Wie viel Zeit KI-gestützte Terminkoordination spart und ob ihre Qualität besser oder schlechter ist, misst keine Korpusquelle; für Reisebegleitung und Veranstaltungsbetreuung vor Ort liegt gar keine Messung vor.
Bewusst abgesetzt von der belegten KI-Schicht oben: Anwendungsideen, keine quellenbelegten Befunde. Sie inspirieren, sie beweisen nichts.
Diese Seite beschreibt Sekretariatskräfte (allgemein) allgemein — mit Tätigkeiten wie „Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen“ oder „Akten und Dokumente verwalten und ablegen“.
Für diesen Beruf sprechen die Daten für deutliche Veränderung.
Ihre Rolle ist bereits übernommen. Für eine Einschätzung, die zu Ihrer Lage passt, fragen wir noch nach Branche und Berufserfahrung — dieselbe Rolle bedeutet in unterschiedlichen Branchen Unterschiedliches.
SapientShift (2026): Sekretariatskräfte (allgemein) — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/sekretariatskraefte-allgemein
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