Der Kern dieser Arbeit ist, die vielen kleinen Aufgaben eines Büroteams im Blick zu behalten, ohne sie selbst alle zu erledigen. Wer wann was macht, wo es hakt, wer noch Schulung braucht – all das läuft hier zusammen. An dieser Position wird gerade neu sortiert, wer was im Blick behält.
Sekretariatsleiter behalten den Überblick über ein ganzes Team von Bürokräften und sorgen dafür, dass Aufgaben wie Ablage, Dateneingabe oder Telefonate rundlaufen.
Sekretariatsleiter beaufsichtigen und koordinieren die Tätigkeiten von Arbeitskräften in der Hauptgruppe 4: Bürokräfte und verwandte Berufe. Zu den Aufgaben gehören - (a) Koordinieren, Zuweisen und Überprüfen der Arbeit von Bürokräften, die mit folgenden Tätigkeiten befasst sind: Textverarbeitung, Aktenführung und Ablage, Bedienung von Telefonen und Vermittlungsanlagen; Dateneingabe, Desktop-Publishing und andere Tätigkeiten, die allgemeine Büro- und Verwaltungsfähigkeiten erfordern; (b) Festlegen von Arbeitsplänen und -abläufen und Koordinieren von Tätigkeiten mit anderen Arbeitseinheiten oder Abteilungen; (c) Lösen arbeitsbezogener Probleme sowie Erstellen und Einreichen von Fortschritts- und anderen Berichten; (d) Schulen und Anleiten von Mitarbeitern in Bezug auf Arbeitsaufgaben, Sicherheitsverfahren und Unternehmensrichtlinien oder Organisieren entsprechender Schulungen; (e) Bewerten der Arbeitsleistung von Mitarbeitern und der Einhaltung von Vorschriften sowie Empfehlen geeigneter Personalmaßnahmen; (f) Unterstützen bei der Rekrutierung, Befragung und Auswahl von Mitarbeitern. Beispiele für die hier eingeordneten Berufe: - Bürosachbearbeiter-Vorgesetzter - Vorgesetzter Dateneingabe - Vorgesetzter Ablagekräfte - Vorgesetzter Personalsachbearbeitung Einige verwandte, anderswo eingeordnete Berufe: - Leiter Patientenaktenabteilung - 3252 Anmerkungen Arbeitskräfte, die die Tätigkeiten von Bürokräften in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen beaufsichtigen, werden in der Berufsgattung 3342: Sekretariatsfachkräfte im juristischen Bereich eingeordnet. Diejenigen, die die Tätigkeiten von Bürokräften in Gesundheitseinrichtungen beaufsichtigen, wo die Arbeit Fachkenntnisse im Zusammenhang mit Gesundheit und Medizin erfordert, wie etwa die Bearbeitung von Krankenakten und Krankenhausaufnahmedaten, werden in der Berufsgattung 3344: Sekretariatsfachkräfte im Gesundheitswesen eingeordnet. Diejenigen, die einer Führungskraft oder Fachkraft (mit Ausnahme von Fachkräften im juristischen und im Gesundheitsbereich) direkte Sekretariats- und Verwaltungsunterstützung leisten und zudem die Tätigkeiten von Bürokräften beaufsichtigen, werden in der Berufsgattung 3343: Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung eingeordnet.
Büroleiter · Büroleiter/Büroleiterin · Büroleiterin · Bürovorstand · Bürovorständin · Bürovorsteher · Bürovorsteherin · Call Center Trainer · Call Center Trainerin · Call-Center-Administrator · Call-Center-Administratorin · Call-Center-Agent · +109 weitere
Quelle: ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations) — untergeordnete Occupations der ISCO-08-Gruppe 3341.
Die operative Büro- und Ablaufkoordination bleibt bestehen — doch der berichts- und dokumentengebundene Teil verliert an Nachfrage, während die zwischenmenschliche Abstimmung wichtiger wird.
Sekretariatsleiter liegt im mittleren Bereich — von Fahrzeugreiniger · am wenigsten bis Datenerfasser · am stärksten betroffen.
| Eigene Auswertung | ILO-Einstufung | In der Berufsgruppe |
|---|---|---|
| oberes Mittelfeld von 411 Berufen | im unteren Bereich der von generativer KI berührten Berufe | Von 24 verglichenen Berufen sind 6 weniger betroffen als dieser. Gruppe: Kaufmännische Fachkräfte |
Ähnlich eingeordnet: Fachkräfte in Pass- und Genehmigungsstellen · IT-Betriebstechniker · Techniker für Computernetzwerke und -systeme
Ob sich der zeitliche Zuschnitt der Führungsaufgabe durch KI verschiebt, ist ausdrücklich nicht gemessen. Und die zugrunde liegenden Daten zu offenen Stellen gehen auf eine einzige Quelle zurück — mehrere Belege, die unabhängig voneinander dasselbe zeigen, fehlen bislang. Die Einordnung steht damit auf schmalerem Fundament, als es zunächst wirkt.
Eigene Auswertung (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Einstufung · Quelle der Einstufung: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 · Stand 2026-07-19 · Methodik
Diese koordinierende Rolle ist mittelstark von KI berührt, aber sehr ungleich: Einzelne Teilaufgaben trifft es deutlich, andere kaum. Der berichts- und dokumentenlastige Teil verliert messbar an Nachfrage — in Stellenanzeigen geht das Erstellen von Betriebsberichten um rund ein Viertel zurück, das Aufsetzen von Kontroll- und Qualitätssystemen ähnlich stark, und dort, wo Betriebe mehr auf KI setzen, sinkt die Nachfrage nach Management-Fähigkeiten. Gegenläufig gewinnt der zwischenmenschliche Abstimmungsanteil hinzu, von 39 auf 47 Prozent der Ausschreibungen — das Abstimmen und Zusammenhalten des Betriebs wird also wichtiger, nicht unwichtiger. Ein handfester positiver Befund betrifft die Einarbeitung Neuer: Mit KI-Zugang lernten neue Kräfte in zwei Monaten so viel wie sonst in über sechs, und die frühe Fluktuation sank spürbar — gemessen allerdings nur in einem einzigen großen Unternehmen.
Die operative Ablaufplanung verschiebt sich spürbar, während die Abstimmung im Team eher wichtiger wird.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Planen und Koordinieren von Abläufen gehört zu den Tätigkeiten, die sich sichtbar bewegen: Die Nachfrage nach dem Verfolgen und Auswerten operativer Kennzahlen ist messbar zurückgegangen — für einzelne Planungsaufgaben um rund ein Viertel —, und Betriebe mit hohem KI-Einsatz fragen weniger allgemeine Management- und Projektmanagement-Fähigkeiten nach. Zugleich ist nicht die ganze Aufgabe betroffen: Die strategische Planung bleibt außen vor, und Abstimmungs- und Teamfähigkeiten zählen sogar zu den am stärksten wachsenden Anforderungen. Verschoben wird also vor allem der berechenbare, dokumentierende Teil, während das Zusammenführen von Menschen und Zielen an Gewicht gewinnt.
Das Einarbeiten und Verwalten verschiebt sich, das Führen selbst bleibt menschlich.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Die administrative Seite der Personalarbeit gehört zu den am stärksten betroffenen Bürotätigkeiten, und beim Einarbeiten zeigt sich das konkret: Mit KI-Unterstützung sind neue Mitarbeitende schon nach zwei Monaten so weit wie sonst erst nach einem halben Jahr, und deutlich weniger von ihnen kündigen früh. Das Führen selbst — das Urteilen über Menschen und das Entscheiden in offenen Situationen — wird dagegen kaum an KI abgegeben und bleibt menschliche Aufgabe.
Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Verwalten und Ablegen von Akten gehört zu den Tätigkeiten, die KI am stärksten erfasst — die Berufe, in denen es steckt, zählen zu den am deutlichsten betroffenen. In KI-nahen Betrieben sinkt die Nachfrage nach Aktenführungs- und Bürofertigkeiten messbar, und Fachleute rechnen mit einem KI-getriebenen Rückgang dieser Tätigkeiten; das gilt als Bruch mit einer früheren Zeit, in der solche Fertigkeiten sogar gefragter wurden. Zugleich hat die Forschung ihre eigene Erwartung an eine Vollautomatisierung nach unten korrigiert: In der Praxis brauchen viele dieser Aufgaben weiterhin spürbaren menschlichen Einsatz.
Das Abstimmen von Terminen und Reisen bekommt viel Unterstützung, ganz abnehmen kann die KI es aber noch nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
KI hilft beim Planen von Terminen, beim Zusammenstellen von Reisen und beim Organisieren von Veranstaltungen spürbar mit — frühere Erwartungen, sie könne solche Aufgaben vollständig übernehmen, haben sich als zu optimistisch erwiesen, weil weiterhin viel menschliche Abstimmung nötig bleibt. Zugleich geht die Nachfrage nach klassischen Büro- und Sekretariatsaufgaben zurück, und Arbeitgeber rechnen gerade in diesen Rollen mit spürbarem Rückgang. Das Koordinieren verschiebt sich damit vom reinen Verwalten hin zum Steuern der Fälle, die nicht glattlaufen.
Zuletzt geprüft 2026-07-19
Amtliche Bezeichnung nach ISCO-08: Sekretariatsleiter · 3341
Gradient 2 4322 Production Clerks 0.44 0.06 | Gradient 2 3341 Office Supervisors 0.43 0.11 | Gradient 2 1219 Business Services and Administration Managers Not Elsewhere Classified 0.42 0.1 | Gradient 3 3343 Administrative and Executive Secretaries 0.54 0.14 | Not Exposed 1213 Policy and Planning Managers 0.36 0.04 | Minimal Exposure 1324 Supply, Distribution and Related Managers 0.38 0.05 | Minimal Exposure 1120 Managing Directors and Chief Executives 0.38 0.06 | Moderate occupational AI exposure, with high task-level variability. These occupations include a mix of some tasks that are exposed to GenAI and others not at risk, making the impact uneven.
applications, Industrial Production Managers experience large declines in skills related to planning and tracking operational decisions. | Industrial Production Managers • Develop or implement production tracking or quality control systems, analyzing production, quality control, maintenance, or other operational reports to detect production problems. -26.6 | • Prepare reports on operations and system productivity or efficiency. -24.8
Logisticians | Transportation, Storage, and Distribution Managers | Production, Planning, and Expediting Clerks | Management Analysts
Establishment-level AI exposure is associated with decreased demand for management skills. On average across countries in the sample demand for management skills declined by under 4 percentage points for a one standard deviation increase in AI exposure (Figure 4.2, Panel A). All countries in the sample are associated with a decline in management skills, and all are statistically significant from zero. | What is notable about this subgrouping is that the most frequently appearing skills are general office administration and project management, skills that are more closely associated with lower-level office and general business duties than with higher-level management positions.
Co-ordination skills are the fastest growing subcomponent in the social skills category. By far the most demanded co-ordination skills are ‚work in teams', ‚teamwork' and ‚collaboration'. On average across countries in the sample, the share of vacancies demanding co-ordination skills increased from 39% to 47% between the base and end years (Figure 3.2).
Gradient 4 4416 Personnel Clerks 0.6 0.09
Establishment-level AI exposure is associated with decreased demand for management skills. On average across countries in the sample demand for management skills declined by under 4 percentage points for a one standard deviation increase in AI exposure (Figure 4.2, Panel A). All countries in the sample are associated with a decline in management skills, and all are statistically significant from zero. Resource management includes human resource management, financial management, among others.
Access to the AI tool helps newer agents move more quickly down the experience curve: treated agents with two months of tenure perform just as well as untreated agents with more than six months of tenure. In contrast, we find minimal impacts on the productivity of more-experienced or more-skilled workers.
Panel A shows that access to AI assistance is associated with the strongest reductions in attrition among newer agents, those with less than 6 months of experience. The magnitude of this coefficient, around 10 percentage points, translates into a 40% decrease relative to a baseline attrition rate in this group of 25%.
Management, at 23% of respondents, is also heavily over-represented relative to its 7% employment share, even though it accounts for only 4% of sessions. This gap is consistent with managers using Claude for tasks other than management itself: in the survey, judgment and management are named by many respondents (especially those with more experience) as capabilities AI lacks.
Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure … The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
Hershbein and Kahn (2018) show that vacancies demanding routine, cognitive skills such as those found in clerical and administrative occupations demanded more skills, and employment in these positions grew modestly after the great recession. … This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills.
The presence of both Graphic Designers and Legal Secretaries just outside the top 10 fastest-declining job roles, a first-time prediction not seen in previous editions of the Future of Jobs Report, may illustrate GenAI's increasing capacity to perform knowledge work. Job decline in both roles is seen as driven by both AI and information processing technologies as well as by broadening digital access.
Gradient 3 4120 Secretaries (general) 0.58 0.1 / Gradient 3 4226 Receptionists (general) 0.57 0.17 / Gradient 3 4221 Travel Consultants and Clerks 0.56 0.07 / Gradient 3 3343 Administrative and Executive Secretaries 0.54 0.14 / Gradient 3 4224 Hotel Receptionists 0.51 0.07 / Gradient 2 3332 Conference and Event Planners 0.48 0.14 / Gradient 2 3341 Office Supervisors 0.43 0.11
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure (Figure 4.3, Panel B). […] The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
By contrast, respondents expect the fastest-declining roles to include various clerical roles, such as Cashiers and Ticket Clerks, alongside Administrative Assistants and Executive Secretaries, Printing Workers, and Accountants and Auditors. Broadening digital access, AI and information processing technologies, and robots and autonomous systems are the primary drivers for this decline. Aging and declining working-age populations and slower economic growth also contribute to the decline in clerical roles.
Die operative Büro- und Ablaufkoordination liegt in Gradient 2, mit einer Streuung, die einzelne Teilaufgaben deutlich stärker trifft als andere
Für genau diesen Beruf misst die ILO 0,43 bei einer Streuung von 0,11 und ordnet ihn Gradient 2 zu: moderate Exposition mit hoher Aufgabenvarianz — nach der Kategorie-Definition sind einzelne Teilaufgaben exponiert und andere gar nicht, und die Rolle liegt damit klar über der strategischen Planungsebene (0,36 bei einer Streuung von 0,04) und der HR-Leitung (0,36 bei 0,05), aber unter Personnel Clerks (0,60) und Administrative and Executive Secretaries (0,54). Der berichts- und dokumentengebundene Teil der Arbeit verliert messbar an Nachfrage: In US-Stellenanzeigen fällt „Prepare reports on operations and system productivity or efficiency" um 24,8 % und das Entwickeln von Produktionsverfolgungs- und Qualitätskontrollsystemen um 26,6 %, und betrieblich sinkt die Nachfrage nach Management-Skills um knapp 4 Prozentpunkte je Standardabweichung KI-Exposition — von der OECD ausdrücklich in der büroadministrativen Unterschicht verortet, in die dieser Beruf fällt. Gegenläufig wächst der zwischenmenschliche Abstimmungsanteil von 39 % auf 47 % der Ausschreibungen, und der einzige gemessene Eingriff in den Personalstrang betrifft die Einarbeitung Neuer — zwei Monate mit KI-Zugang entsprachen mehr als sechs Monaten ohne, die Fluktuation der unter Sechsmonatigen sank um rund 10 Prozentpunkte —, gemessen an 5.179 Kundendienstkräften in einem einzigen Unternehmen.
Ob sich das Zeitbudget der Führungskraft dadurch verschiebt, ist ausdrücklich nicht gemessen, und die zugrunde liegenden Vakanzdaten von OECD und Hampole stammen aus derselben Quelle und zählen als eine Stimme.
Diese Seite beschreibt Sekretariatsleiter allgemein — mit Tätigkeiten wie „Programme und Betriebsabläufe planen und koordinieren“ oder „Personal führen, einstellen und schulen“.
Für diesen Beruf liegt die gemessene Betroffenheit im Mittelfeld.
Ihre Rolle ist bereits übernommen. Für eine Einschätzung, die zu Ihrer Lage passt, fragen wir noch nach Branche und Berufserfahrung — dieselbe Rolle bedeutet in unterschiedlichen Branchen Unterschiedliches.
SapientShift (2026): Sekretariatsleiter — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsleiter
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Wie diese Aussagen entstehen — Methodik & Evidenzklassen · Datensatz Version 1.0