Der Kern dieser Arbeit ist, für jemand anderen den Überblick zu behalten – über Termine, Post, Fristen und alles, was sonst noch anfällt. Vieles davon läuft im Hintergrund: eine Besprechung organisieren, einen Brief formulieren, eine Frist rechtzeitig ansprechen, bevor sie zum Problem wird.
Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung halten Führungskräften den Rücken frei – von der Terminplanung bis zum Schriftverkehr.
Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung übernehmen Verbindungs-, Koordinations- und Organisationsaufgaben zur Unterstützung von Führungskräften und Fachkräften und/oder erstellen Korrespondenz, Berichte und Sitzungsprotokolle sowie andere spezialisierte Dokumentationen. Zu den Aufgaben gehören - (a) Verfassen von Verwaltungskorrespondenz und Protokollen; (b) Einholen, Vorschlagen und Überwachen von Fristen und Wiedervorlageterminen; (c) Prüfen von Terminanfragen sowie Planen und Organisieren von Besprechungen und Reisearrangements; (d) Unterstützen bei der Erstellung von Budgets, der Überwachung von Ausgaben, der Ausarbeitung von Verträgen sowie von Bestell- oder Beschaffungsaufträgen; (e) Verbindungsarbeit mit anderen Mitarbeitern zu einer Reihe von Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Abläufen der Organisation; (f) Verfassen und Beantworten von Geschäfts- oder Fachbriefen und anderer ähnlicher Korrespondenz; (g) Erstellen wortgetreuer Protokolle von Verhandlungen in gesetzgebenden Versammlungen, Gerichten oder anderen Einrichtungen unter Verwendung von Kurzschrift oder spezialisierten Bürogeräten. (h) Beaufsichtigen der Arbeit von Bürokräften. Beispiele für die hier eingeordneten Berufe: - Verwaltungssekretär - Korrespondenzassistent - Gerichtsprotokollführer - Direktionsassistent - Persönlicher Assistent Einige verwandte, anderswo eingeordnete Berufe: - Medizinischer Transkriptionist - 3344 - Sekretär (allgemein) - 4120
Administrationsassistent · Administrationsassistentin · Administrationssekretär · Administrationssekretärin · Direktionsassistent · Direktionsassistentin · Gerichtsschreiber · Gerichtsschreiber/Gerichtsschreiberin · Gerichtsschreiberin · Gerichtsschriftführer · Gerichtsschriftführerin · Justizfachangestellte · +60 weitere
Quelle: ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations) — untergeordnete Occupations der ISCO-08-Gruppe 3343.
Der Rohentwurf und das Zusammensuchen von Terminen wandern zur Maschine — das Prüfen, Redigieren und Verantworten bleibt beim Menschen.
Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung liegt nahe am oberen Rand — von Fahrzeugreiniger · am wenigsten bis Datenerfasser · am stärksten betroffen.
| Eigene Auswertung | ILO-Einstufung | In der Berufsgruppe |
|---|---|---|
| oberstes Fünftel von 411 Berufen | im oberen Bereich der von generativer KI berührten Berufe | Von 24 verglichenen Berufen sind 18 weniger betroffen als dieser. Gruppe: Kaufmännische Fachkräfte |
Ähnlich eingeordnet: Sekretariatsfachkräfte im Gesundheitswesen · Sekretariatsfachkräfte im juristischen Bereich · Versicherungsvertreter
Für Verwaltungs- und Chefsekretariate erwarten Arbeitgeber den größten Beschäftigungsrückgang in absoluten Zahlen — das beruht allerdings auf einer Befragung, nicht auf einer Messung. Und dieselbe Quelle nennt neben KI ausdrücklich auch die demografische Entwicklung und das schwache Wirtschaftswachstum als Mit-Ursachen. Der erwartete Rückgang ist damit ernst zu nehmen, aber nicht allein der KI zuzurechnen.
Eigene Auswertung (SapientShift-Tätigkeitsanalyse) auf Basis der ILO-Einstufung · Quelle der Einstufung: ILO, Generative AI and Jobs (Working Paper 140), 2025 · Stand 2026-07-19 · Methodik
Bei Sekretariatsfachkräften in Verwaltung und Geschäftsleitung verschiebt sich messbar, was geschrieben und terminiert wird: Der Zeitanteil fürs erste Aufsetzen eines Textes halbiert sich, während sich das Redigieren und Prüfen ungefähr verdoppelt — der Schwerpunkt wandert vom Herstellen zum Überarbeiten. In stärker KI-geprägten Betrieben sinkt die Nachfrage nach klassischen Bürofertigkeiten, und berichtsgebundene Aufgaben gehen in Stellenanzeigen zweistellig zurück. Ganz verschwinden diese Aufgaben aber nicht: Die früheren, sehr hohen Automatisierungswerte fürs Protokollieren und Terminieren wurden ausdrücklich als zu optimistisch zurückgenommen, weil vieles davon weiter spürbare menschliche Arbeit verlangt. Gegenläufig gewinnt die zwischenmenschliche Abstimmung an Gewicht — der Anteil der Stellen, die Koordinationsfähigkeiten verlangen, stieg von 39 auf 47 Prozent.
Die operative Ablaufplanung verschiebt sich spürbar, während die Abstimmung im Team eher wichtiger wird.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Planen und Koordinieren von Abläufen gehört zu den Tätigkeiten, die sich sichtbar bewegen: Die Nachfrage nach dem Verfolgen und Auswerten operativer Kennzahlen ist messbar zurückgegangen — für einzelne Planungsaufgaben um rund ein Viertel —, und Betriebe mit hohem KI-Einsatz fragen weniger allgemeine Management- und Projektmanagement-Fähigkeiten nach. Zugleich ist nicht die ganze Aufgabe betroffen: Die strategische Planung bleibt außen vor, und Abstimmungs- und Teamfähigkeiten zählen sogar zu den am stärksten wachsenden Anforderungen. Verschoben wird also vor allem der berechenbare, dokumentierende Teil, während das Zusammenführen von Menschen und Zielen an Gewicht gewinnt.
Das Verfassen der Berichte wird schneller, das Prüfen und Verantworten der Inhalte rückt in den Vordergrund.
Beim Schreiben von Sach- und Verwaltungstexten übernimmt KI zunehmend den ersten Rohentwurf: In kontrollierten Versuchen halbiert sich die Zeit fürs Draften, während das Überarbeiten sich mehr als verdoppelt — Tempo und Qualität steigen dabei zugleich. Diese Bürotätigkeiten gehören zu den am stärksten betroffenen, und in echten Stellenanzeigen sinkt bei KI-nahen Betrieben die Nachfrage nach reinen Schreib- und Verwaltungsfertigkeiten. Was bleibt, ist das Redigieren und das Einstehen für den Inhalt.
Das Ablegen und Verwalten von Dokumenten läuft zunehmend automatisch, ganz ohne menschlichen Anteil geht es aber nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Das Verwalten und Ablegen von Akten gehört zu den Tätigkeiten, die KI am stärksten erfasst — die Berufe, in denen es steckt, zählen zu den am deutlichsten betroffenen. In KI-nahen Betrieben sinkt die Nachfrage nach Aktenführungs- und Bürofertigkeiten messbar, und Fachleute rechnen mit einem KI-getriebenen Rückgang dieser Tätigkeiten; das gilt als Bruch mit einer früheren Zeit, in der solche Fertigkeiten sogar gefragter wurden. Zugleich hat die Forschung ihre eigene Erwartung an eine Vollautomatisierung nach unten korrigiert: In der Praxis brauchen viele dieser Aufgaben weiterhin spürbaren menschlichen Einsatz.
Das Abstimmen von Terminen und Reisen bekommt viel Unterstützung, ganz abnehmen kann die KI es aber noch nicht.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
KI hilft beim Planen von Terminen, beim Zusammenstellen von Reisen und beim Organisieren von Veranstaltungen spürbar mit — frühere Erwartungen, sie könne solche Aufgaben vollständig übernehmen, haben sich als zu optimistisch erwiesen, weil weiterhin viel menschliche Abstimmung nötig bleibt. Zugleich geht die Nachfrage nach klassischen Büro- und Sekretariatsaufgaben zurück, und Arbeitgeber rechnen gerade in diesen Rollen mit spürbarem Rückgang. Das Koordinieren verschiebt sich damit vom reinen Verwalten hin zum Steuern der Fälle, die nicht glattlaufen.
Das Auffinden von Information verschiebt sich zur KI, das Einordnen und Bewerten bleibt beim Menschen.
Für diesen Beruf einzeln gemessen — nicht aus verwandten Berufen übernommen.
Recherche gehört zu den Tätigkeiten, die KI schon heute spürbar durchdringt — in der Wissensarbeit ist sie die am stärksten genutzte Funktion überhaupt. In Betrieben, die stärker auf KI setzen, sinkt die Nachfrage nach kognitiven Fähigkeiten messbar, und gerade das Aufspüren übersehener Informationen übernimmt zunehmend die Maschine. Was bleibt, ist das Einordnen, Gewichten und Verantworten dessen, was zusammengetragen wurde.
Zuletzt geprüft 2026-07-19
Amtliche Bezeichnung nach ISCO-08: Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung · 3343
Gradient 2 4322 Production Clerks 0.44 0.06 | Gradient 2 3341 Office Supervisors 0.43 0.11 | Gradient 2 1219 Business Services and Administration Managers Not Elsewhere Classified 0.42 0.1 | Gradient 3 3343 Administrative and Executive Secretaries 0.54 0.14 | Not Exposed 1213 Policy and Planning Managers 0.36 0.04 | Minimal Exposure 1324 Supply, Distribution and Related Managers 0.38 0.05 | Minimal Exposure 1120 Managing Directors and Chief Executives 0.38 0.06 | Moderate occupational AI exposure, with high task-level variability. These occupations include a mix of some tasks that are exposed to GenAI and others not at risk, making the impact uneven.
applications, Industrial Production Managers experience large declines in skills related to planning and tracking operational decisions. | Industrial Production Managers • Develop or implement production tracking or quality control systems, analyzing production, quality control, maintenance, or other operational reports to detect production problems. -26.6 | • Prepare reports on operations and system productivity or efficiency. -24.8
Logisticians | Transportation, Storage, and Distribution Managers | Production, Planning, and Expediting Clerks | Management Analysts
Establishment-level AI exposure is associated with decreased demand for management skills. On average across countries in the sample demand for management skills declined by under 4 percentage points for a one standard deviation increase in AI exposure (Figure 4.2, Panel A). All countries in the sample are associated with a decline in management skills, and all are statistically significant from zero. | What is notable about this subgrouping is that the most frequently appearing skills are general office administration and project management, skills that are more closely associated with lower-level office and general business duties than with higher-level management positions.
Co-ordination skills are the fastest growing subcomponent in the social skills category. By far the most demanded co-ordination skills are ‚work in teams', ‚teamwork' and ‚collaboration'. On average across countries in the sample, the share of vacancies demanding co-ordination skills increased from 39% to 47% between the base and end years (Figure 3.2).
Similar to our 2023 study, clerical occupations exhibit the highest levels of exposure, though with a decline in their mean scores due to a reassessment of certain task-level evaluations […] Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
In contrast, occupations involving more cognitive or knowledge-intensive tasks, such as Clerical Support Workers and Professionals, show a much more mixed picture. While some tasks in these groups received lower scores, many others were revised upwards by the expert group, reflecting the greater adaptability of generative AI for structured, data-driven, or communication-focused tasks.
ChatGPT substantially changes the structure of writing tasks. Figure 3 Panel A shows that prior to the treatment, participants spend about 25% of their time brainstorming, 50% writing a rough draft, and 25% editing. Post-treatment, the share of time spent writing a rough draft falls by more than half and the share of time spent editing more than doubles.
Our results show that ChatGPT substantially raises average productivity: time taken decreases by 0.8 SDs and output quality rises by 0.4 SDs. Inequality between workers decreases, as ChatGPT compresses the productivity distribution by benefiting low-ability workers more.
At the establishment level, AI exposure is associated with declining demand for general skills commonly used in office settings. […] Digging further into these categories, the results point to drops in demand for general office skills such word processing and spreadsheet software, basic computer programming skills, as well as administrative and clerical tasks and basic project management skills.
Among the 13 occupations classified in gradient 4, the majority represent clerical roles, including data entry clerks, typists and word processing operators, accounting and bookkeeping clerks, and general office clerks.
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure … The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
Hershbein and Kahn (2018) show that vacancies demanding routine, cognitive skills such as those found in clerical and administrative occupations demanded more skills, and employment in these positions grew modestly after the great recession. … This report finds that AI may now be putting these same clerical and administrative skills under direct threat of automation leading to diminishing demand for these skills.
The presence of both Graphic Designers and Legal Secretaries just outside the top 10 fastest-declining job roles, a first-time prediction not seen in previous editions of the Future of Jobs Report, may illustrate GenAI's increasing capacity to perform knowledge work. Job decline in both roles is seen as driven by both AI and information processing technologies as well as by broadening digital access.
Gradient 3 4120 Secretaries (general) 0.58 0.1 / Gradient 3 4226 Receptionists (general) 0.57 0.17 / Gradient 3 4221 Travel Consultants and Clerks 0.56 0.07 / Gradient 3 3343 Administrative and Executive Secretaries 0.54 0.14 / Gradient 3 4224 Hotel Receptionists 0.51 0.07 / Gradient 2 3332 Conference and Event Planners 0.48 0.14 / Gradient 2 3341 Office Supervisors 0.43 0.11
While tasks such as taking meeting notes or scheduling appointments can significantly benefit from GenAI support, our 2023 scores for such tasks, which reached 0.9 in some cases, reflected an overly optimistic assessment of full automation potential. In reality, many of these tasks still require substantial human effort.
Skills and tasks that can be roughly described as clerical tasks were the sub-group of skills that saw the largest reduction in demand. Demand for clerical skills declined by slightly more than 2 percentage points for a one standard deviation increase in establishment-level AI exposure (Figure 4.3, Panel B). […] The most frequently demanded skills in clerical tasks are administrative support and record keeping, and this subgrouping includes the use of general office tools as well.
By contrast, respondents expect the fastest-declining roles to include various clerical roles, such as Cashiers and Ticket Clerks, alongside Administrative Assistants and Executive Secretaries, Printing Workers, and Accountants and Auditors. Broadening digital access, AI and information processing technologies, and robots and autonomous systems are the primary drivers for this decline. Aging and declining working-age populations and slower economic growth also contribute to the decline in clerical roles.
Gradient 3 captures occupations where a significant portion of tasks are consistently exposed to GenAI, signaling growing automation risks and requiring adaptation strategies for workers (Significant exposure, high task variability).
Gradient 4 4132 Data Entry Clerks 0.7 0.03 […] Gradient 4 2413 Financial Analysts 0.62 0.06
AI exposure is associated with a decline in demand for c ognitive skills at the establishment level. On average across countries in the sample demand for cognitive skills declined by a little over 3 percentage points for a one standard deviation increase in AI exposure (Figure 4.4, Panel A).
It may seem surprising that originality or creativity would be less demanded with greater exposure to AI. These are skills that are not at first glance associated with AI's capabilities. However, many new discoveries rely on finding a new piece of information or missing element that had been previously overlooked […]. Machine learning may already be replacing humans in finding these overlooked elements
The highest reported AI usage was in knowledge management for business, legal, and professional services (58%) and in software engineering and IT in the technology sector (58% and 56%, respectively). […] More broadly, functions tied to information processing, software, customer engagement, and internal knowledge work reported higher adoption than areas such as strategy and corporate finance and risk and compliance, where uptake remains low across most sectors.
Der Rohentwurf und das Zusammensuchen von Terminen wandern zur Maschine, das Prüfen und Verantworten bleibt
Für Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung weist die ILO in allen drei einschlägigen Tätigkeitsdossiers denselben eigenen Wert aus: Gradient 3 mit μ 0,54 und einer für dieses Tabellenumfeld hohen SD von 0,14 — einzelne Teilaufgaben sind also deutlich stärker exponiert, als der Mittelwert nahelegt, und die Rolle liegt damit über der operativen Planungsebene (4322/3341/1219 in Gradient 2), aber unter den reinen Schreibberufen (4131 Typists 0,65). Gemessen verschiebt sich, was geschrieben und terminiert wird: Der Zeitanteil für den Rohentwurf beim Verfassen von Texten halbiert sich von rund 50 % auf unter 25 %, das Redigieren verdoppelt sich von 25 % auf über 50 %; in KI-exponierten Betrieben sinkt die Nachfrage nach clerical skills um gut 2 Prozentpunkte je Standardabweichung KI-Exposition; und in der Ablaufkoordination fallen berichtsgebundene Tätigkeiten in Stellenanzeigen zweistellig (−26,6 und −24,8). Die Gegenrichtung steht in derselben Hauptquelle: Die ILO hat ihre 2023er-Scores für genau diese Aufgaben — „taking meeting notes or scheduling appointments", teils bis 0,9 — ausdrücklich als „overly optimistic assessment of full automation potential" zurückgenommen, weil „many of these tasks still require substantial human effort", und der zwischenmenschliche Abstimmungsanteil wächst gegenläufig: Der Anteil der Vakanzen, die Koordinationsfähigkeiten verlangen, stieg von 39 % auf 47 %.
Arbeitgeber erwarten für Verwaltungs- und Chefsekretariate zugleich den größten absoluten Beschäftigungsrückgang — das ist eine Befragung, keine Messung, und dieselbe Quelle nennt neben KI ausdrücklich Demografie und schwaches Wirtschaftswachstum als Mit-Treiber.
Bewusst abgesetzt von der belegten KI-Schicht oben: Anwendungsideen, keine quellenbelegten Befunde. Sie inspirieren, sie beweisen nichts.
Diese Seite beschreibt Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung allgemein — mit Tätigkeiten wie „Programme und Betriebsabläufe planen und koordinieren“ oder „Sach- und Verwaltungstexte sowie Berichte verfassen“.
Für diesen Beruf sprechen die Daten für deutliche Veränderung.
Ihre Rolle ist bereits übernommen. Für eine Einschätzung, die zu Ihrer Lage passt, fragen wir noch nach Branche und Berufserfahrung — dieselbe Rolle bedeutet in unterschiedlichen Branchen Unterschiedliches.
SapientShift (2026): Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung — KI-Betroffenheit nach Tätigkeiten. Stand 19.07.2026. https://sapientshift.com/berufe/sekretariatsfachkraefte-in-verwaltung-und-geschaeftsleitung
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